Neue Form von Rechtsgeschäften – die Dokumentenform 

Zum 8.9.2016 ist eine Novellierung des Zivilgesetzbuchs in Kraft getreten, die unter anderem eine neue Form von Rechtsgeschäften, die Dokumentenform, in den Rechtsverkehr einführt. Die Einführung der Dokumentenform ins Zivilgesetzbuch soll, wie in der Begründung der Novellierung dargelegt wird, einen rechtlichen Rahmen für eine Durchführungsart von Rechtsgeschäften schaffen, die im Geschäftsleben ohnehin schon weitverbreitet ist (z. B. elektronische Post und Kurzmitteilungen), die immer mehr an Bedeutung gewinnt und dabei insbesondere die traditionelle Schriftform verdrängt.

Zur Einhaltung der Dokumentenform wird es ausreichen, eine Willenserklärung in Form eines Dokuments abzugeben, welches die Identifizierung des Erklärenden ermöglicht. Ein solches Dokument kann jede Art von Informationsträger sein, der es dem Empfänger ermöglicht, sich mit dem Inhalt des Dokuments vertraut zu machen.

Ein Dokument ist also eine Information, die eine Willenserklärung enthält und die auf einem Träger aufgezeichnet (festgehalten) ist, der es ermöglicht, sich mit dem Inhalt vertraut zu machen. Damit ist es nicht erforderlich, dass das Dokument eine handschriftliche Unterschrift der Person enthält, die die Willenserklärung abgibt. Das Dokument kann auf beliebige Art und Weise erstellt werden, beispielsweise mit Schriftzeichen, Grafikzeichen, Ton, Bild, mittels jeglicher verfügbarer Werkzeuge oder Geräte, etwa Kugelschreiber, Füller, Computer, Tablet, Telefon, Smartphone. Die Bestimmungen des Zivilgesetzbuches sehen gleichfalls keine Einschränkungen hinsichtlich der Art des Trägers vor, auf dem die Information aufgezeichnet ist. Ein Beispiel für einen solchen Träger kann eine auf der Festplatte eines Computers gespeicherte Datei sein. Entscheidend für das Vorliegen eines Dokuments im Sinne der Novellierung der Bestimmungen des Zivilgesetzbuches ist, dass es möglich ist, die Information auf einem Träger aufzuzeichnen und sie von diesem Träger aus auch wiederzugeben.

Gemäß der Begründung zur Novellierung kann ein Dokument sowohl auf einem einzigen Informationsträger wie auch auf mehreren Datenträgern, die jeweils nur einen Teil des Dokuments enthalten, aufgezeichnet sein, unter dem Vorbehalt, dass es mit der entsprechenden Software möglich sein muss, das gesamte Dokument zu entschlüsseln und wiederzugeben.

Die Dokumentenform zeichnet sich durch deutlich geringere Formgebundenheit als die Schriftform aus, hauptsächlich weil keine handschriftliche Unterschrift erforderlich ist. Entscheidend für die Einhaltung dieser Form ist es, dass die Person, die ihren Willen erklärt, identifiziert werden kann, wobei das Zivilgesetzbuch in dieser Hinsicht keine besondere Regulierung vorsieht. Man kann also annehmen, dass die Identifizierung beispielsweise durch die inhaltliche Analyse des Dokuments oder durch die Prüfung des Datenträgers oder des Geräts, auf dem der Träger aufgezeichnet ist, erfolgen kann.

Die Folgen der Nichteinhaltung der Dokumentenform für Rechtsgeschäfte entsprechen denen der Nichteinhaltung der Schriftform. Grundsätzlich hat der Vorbehalt der Dokumentenform ohne Androhung der Nichtigkeit zur Folge, dass, wenn die vorbehaltene Form nicht eingehalten wird, Beweise aus Zeugenaussagen oder Vernehmungen der Parteien über die Tatsache der Durchführung der Tätigkeit in einem Streitfall nicht zulässig sind. Wenn die Parteien die Durchführung der Tätigkeit in Dokumentenform vorbehalten haben, ohne die Folgen der Nichteinhaltung dieser Form festzulegen, wird dies im Zweifelsfalle dahingehend interpretiert, dass das Formerfordernis ausschließlich zu Beweiszwecken diente. Wird die Dokumentenform nicht eingehalten, ist das Rechtsgeschäft ungültig, sofern eine solche Konsequenz durch Rechtsvorschriften vorgesehen ist oder eine entsprechende Androhung explizit im Inhalt des Rechtsgeschäfts vorbehalten wurde.