Die richtige Bezeichnung der Vertragsparteien im Wirtschaftsverkehr ist von wesentlicher Bedeutung sowohl für den Vertrag selbst als auch für die Geltendmachung der sich aus ihm ergebenden Forderungen. In extremen Fällen kann die falsche Bezeichnung der Vertragsparteien seine Umsetzung oder die Befriedigung der Forderungen verhindern.

Aus diesen Gründen sollten in jedem Vertrag die ihn schließenden Rechtspersonen sowie andere, in ihrem Namen handelnde Personen genau beschrieben werden. Dies ist auch hinsichtlich der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wesentlich, die sich unter anderem aus dem Gesetz zum Landesgerichtsregister, dem Gesetz zur Gewerbefreiheit und dem Handelsgesellschaftengesetzbuch ergeben.

So müssen etwa bei Verträgen zwischen natürlichen Personen deren Vor- und Nachname, Wohnadresse, PESEL-Nummer sowie die Personalausweisnummer genannt werden.

Bei natürlichen Personen, die ein Gewerbe betreiben, müssen außer den genannten Angaben auch Informationen über die Ausübung des Gewerbes und den Eintrag ins Zentralregister für die gewerbliche Tätigkeit (CEIDG), die Firma, unter der der Unternehmer sein Gewerbe betreibt, die Geschäftsadresse und die NIP- und REGON-Nummern aufgeführt werden. Die gleichen Angaben müssen auch gemacht werden, wenn die Vertragsparteien Unternehmer mit einer Zivilgesellschaft sind, wobei zusätzlich die Tatsache der Führung einer solchen Gesellschaft sowie deren NIP- und REGON-Nummer (sofern sie diese besitzt) vermerkt werden müssen.

Bei in das Landesgerichtsregister eingetragenen Subjekten müssen unter anderem die Firma bzw. der Unternehmensname, die Bezeichnung der Rechtsform des ausgeübten Gewerbes, der Geschäftssitz und die Adresse, die NIP- und REGON-Nummer, das Registergericht, in dem die Registerakten des Subjekts verwahrt werden, sowie die Registernummer des Subjekts angegeben werden.

In der Praxis werden die Ausdrucke und Abschriften aus den entsprechenden Registern als Anhänge zum Vertrag hinzugefügt.

Natürliche Personen, die die Subjekte bei der Vertragsschließung vertreten, werden mit Vor- und Nachnamen sowie der Grundlage ihrer Vertreterfunktion (Teilhaber, Vorstandsmitglied, Komplementär, Prokurist, Bevollmächtigter etc.) genannt.

Wird der Vertrag durch einen Bevollmächtigten abgeschlossen, müssen die Daten zu dessen Vollmacht (Erteilungsdatum, Gültigkeitsdatum, Umfang der Vollmacht etc.) zwingend angegeben und die Vollmacht an den Vertrag angehängt werden.