Nowa forma czynności prawnych – forma dokumentowa 

W dniu 8 września 2016 roku weszła w życie nowelizacja kodeksu cywilnego, która wprowadza do obrotu prawnego m.in. nową formę dla czynności prawnych, a mianowicie formę dokumentową. Celem wprowadzenia formy dokumentowej do kodeksu cywilnego jest, zgodnie z uzasadnieniem nowelizacji, stworzenie prawnych ram dla funkcjonowania formy dokonywania czynności prawnych, która i tak jest powszechnie wykorzystywana w obrocie (np. poczta elektroniczna lub wiadomości SMS), i która zyskuje coraz bardziej na znaczeniu, wypierając w szczególności tradycyjną formę pisemną.

Dla zachowania formy dokumentowej wystarczające będzie złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem zaś jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Dokumentem będzie więc informacja zawierająca oświadczenie woli, która to informacja jest zapisana (utrwalona) na nośniku umożliwiającym zapoznanie się z jej treścią. Nie jest tym samym koniecznym elementem dokumentu własnoręczny podpis osoby składającej oświadczenie woli. Dokument może być sporządzony w dowolny sposób, przykładowo za pomocą znaków pisarski, znaków graficznych, dźwięku, obrazu, za pomocą dostępnych narzędzi lub urządzeń np. takich jak długopis, pióro, komputer, tablet, telefon, smartfon. Podobnie przepisy kodeksu cywilnego nie przewidują ograniczeń co do rodzaju nośnika, na którym dana informacja jest utrwalona. Przykładem takiego nośnika może być plik zapisany na twardym dysku komputera. Kluczowe dla istnienia dokumentu w rozumieniu znowelizowanych przepisów kodeksu cywilnego jest to by możliwe było zapisanie informacji na nośniku oraz odtworzenie tej informacji z nośnika.

Zgodnie z uzasadnieniem do nowelizacji dokument może być zapisany zarówno na jednym informatycznym nośniku danych albo wielu informatycznych nośnikach danych zawierających tylko część dokumentu, z zastrzeżeniem jednak, iż możliwe będzie odczytanie i odtworzenie całości dokumentu za pomocą odpowiedniego oprogramowania.

Formy dokumentowa cechuje się niższym formalizmem niż forma pisemna, głównie z uwagi na brak konieczności składania własnoręcznego podpisu. Dla zachowania tej formy kluczowa jest również możliwość identyfikacji osoby składającej oświadczenie woli, przy czym w tym zakresie kodeks cywilny nie przewiduje szczególnej regulacji. Można więc przyjąć, iż identyfikacja może nastąpić przykładowo po analizie treści dokumentu czy też sprawdzeniu nośnika danych lub urządzenia, na którym nośnik został zachowany.

Konsekwencje niezachowania formy dokumentowej dla czynności prawnej są analogiczne jak w przypadku niezachowania formy pisemnej. Co do zasady zastrzeżenie formy dokumentowej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Jeżeli strony zastrzegły dokonanie czynności w formie dokumentowej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych. W razie niezachowania formy dokumentowej czynność prawna będzie nieważna, o ile taki skutek przewiduje przepis prawa bądź rygor taki został zastrzeżony przez strony wprost w treści czynności prawnej.