Prawidłowe oznaczenie stron umów zawieranych w obrocie gospodarczym ma istotne znaczenie dla samej umowy, jak i dla dochodzenia roszczeń z niej wynikających. W skrajnych przypadkach nieprawidłowe oznaczenie stron umowy może uniemożliwić jej wykonanie lub zaspokojenie roszczeń.

Z powyższych powodów, każda umowa powinna precyzyjnie określać podmioty, które ją zawierają oraz osoby działające w imieniu tych podmiotów. Jest to również istotne dla spełnienia wymogów prawa wynikających m.in. z ustawy o krajowym rejestrze sądowym, ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, kodeksu spółek handlowych.

I tak na przykład, jeśli umowę zawierają osoby fizyczne powinno się wskazać imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL oraz numer dowodu osobistego.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oprócz powyższych danych należy podać informacje o prowadzeniu działalności gospodarczej i wpisie do CEIDG, firmę pod jaką przedsiębiorca prowadzi działalność, adres prowadzenia działalności, numery NIP i REGON. Takie same informacje powinny zostać wskazane, gdy stronami umowy są przedsiębiorcy prowadzący spółkę cywilną, z dodatkowym wskazaniem na fakt prowadzenia tej spółki i jej numerów NIP i REGON (o ile go posiada).

Przy podmiotach wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego należy podać m.in. firmę lub nazwę, oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności, siedzibę i adres, numer NIP i REGON, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze.

Stosowane w praktyce jest załączanie wydruków lub odpisów z właściwych rejestrów każdej ze stron w formie załączników do Umowy.

Osoby fizyczne reprezentujące te podmioty przy zawarciu umowy określamy z imienia i nazwiska oraz podstawy ich reprezentacji (wspólnik, członek zarządu, komplementariusz, prokurent, pełnomocnik itd.).

W przypadku zawierania umowy przez pełnomocnika, istotne jest podanie danych dotyczących pełnomocnictwa (daty udzielenia, daty ważności pełnomocnictwa, zakresu pełnomocnictwa itd.) z jednoczesnym załączeniem dokumentu pełnomocnictwa do umowy.