ALARM: Schwierigere Dividendenzahlung ab dem neuen Jahr

Kurz vor Jahresende müssen sich die Steuerzahler auf Steueränderungen vorbereiten, die ab Januar 2021 in Kraft treten. Besonderes Augenmerk sollte auf den neuen Mechanismus der Quellensteuererhebung gelegt werden (Withholding Tax, WHT), die für Zahlungen über 2 Mio. PLN gilt.

Neuer Mechanismus zur Erhebung der WHT

Bisher galt bei der Erhebung der WHT die Regel, dass der Zahler keine Steuern oder Steuern zu einem ermäßigten Satz erhob, wenn die im Gesetz oder in der Vereinbarung zur Vermeidung der Doppelbesteuerung festgelegten Bedingungen erfüllt waren. Diese Regel galt unabhängig von der Höhe der geleisteten Zahlung.

Der neue WHT-Inkassomechanismus geht hingegen davon aus, dass der Zahler bei Zahlungen von mehr als 2 Mio. PLN im Laufe des Jahres verpflichtet ist, die fällige WHT in voller Höhe zu erheben und an das Amt zu zahlen (d. h. unter Verwendung des nationalen Steuersatzes). Anschließend kann der Steuerzahler beim Amt eine Rückerstattung der Überzahlung aufgrund von WHT beantragen.

Das Versäumnis, die Steuer vom Steuerpflichtigen zu erheben, oder die Erhebung eines niedrigeren Betrags ist nur unter folgender Bedingung möglich:

• Einreichung – unter Androhung der finanzstrafrechtlichen Haftung – einer Erklärung des Zahlers (und somit des Vorstands der Gesellschaft, die die Dividende auszahlt), dass die im Gesetz für die Anwendung der Befreiung oder des ermäßigten Satzes festgelegten Bedingungen erfüllt sind, oder
• Besitz, des von der Behörde auf Antrag des Steuerpflichtigen oder Zahlers ausgestellten Gutachtens zur Anwendung der Quellensteuerbefreiung.

In der Praxis sollten die Zahler daher WHT in voller Höhe erheben, um keinen finanzstrafrechtlichen Sanktionen für die Abgabe einer falschen Steuererklärung ausgesetzt zu sein. Für die Zahler kann es schwierig sein, zu überprüfen, ob der Empfänger die Bedingungen für die Anwendung der Befreiung oder des ermäßigten Satzes erfüllt, insbesondere wenn die Zahlung zwischen nicht verbundenen Unternehmen erfolgt.

Obwohl die Novelle bezüglich der Änderung der WHT-Erfassungsregeln im Januar 2019 in Kraft getreten ist, wurde die Anwendung des neuen Mechanismus verschoben – derzeit bis Ende Dezember 2020. Trotz des Aufschubs der Anwendung des WHT-Erhebungsmechanismus selbst sind die Steuerzahler weiterhin verpflichtet, die sogenannte “angemessene Sorgfalt” walten zu lassen.

Ab wann gelten die neuen Regeln?

Derzeit wissen wir nicht, ob und in welcher Form die Steuerzahler verpflichtet sein werden, den neuen WHT-Erhebungsmechanismus im Jahr 2021 anzuwenden. Zu Beginn des Herbstes kündigte das Finanzministerium eine weitere Änderung der Vorschriften an, diesmal mit dem Ziel, einige der Anforderungen in Bezug auf WHT zu lockern. Bisher wurden jedoch keine diesbezüglichen Änderungsentwürfe veröffentlicht, und es ist kein weiterer Entwurf einer Verordnung erschienen, der die Anwendung des neuen WHT-Mechanismus verschieben würde. Solange sich diesbezüglich nichts ändert, sind die Steuerzahler daher verpflichtet, ab Januar die neuen WHT-Erhebungsregeln anzuwenden.

Es lohnt sich, sich vorzubereiten

Unter Berücksichtigung der möglichen Anwendung des geänderten WHT-Erfassungsmechanismus ab dem neuen Jahr und der bereits verbindlichen Voraussetzung der Wahrung von “angemessener Sorgfalt” lohnt es sich, sich entsprechend vorzubereiten. Zumal die Erhebung von WHT einer der Hauptkontrollbereiche der Steuerbehörden sein kann. Steuerzahler sollten insbesondere:

• die Zahlungen, die sie in den Jahren 2020 und 2019 geleistet haben, prüfen, insbesondere, ob sie über geeignete Unterlagen verfügen, die die Nichterhebung von Steuern oder die Anwendung eines ermäßigten Steuersatzes bestätigen,
• ein geeignetes internes Verfahren bezüglich der Erhebung von WHT implementieren.

Die Einführung des geeigneten WHT-Verfahrens wird unter anderem die Zahler befähigen, den Nachweis der Sorgfaltspflicht im Falle einer möglichen Überprüfung der Zahlungen durch die Steuerbehörden zu erbringen. Darüber hinaus werden die Regeln für die Sammlung der Dokumentation für WHT-Zwecke organisiert und der Informationsfluss zwischen den einzelnen Abteilungen des Unternehmens sichergestellt sowie die für diesen Bereich verantwortlichen Personen angegeben.

Steuerzahler, die nicht der Notwendigkeit ausgesetzt sein möchten, eine WHT-Rückerstattung beantragen zu müssen, und Dividenden, Zinsen oder Lizenzforderungen von ihren verbundenen Unternehmen erhalten, können zusätzlich in Betracht ziehen, ein Gutachten zur Anwendung der Quellensteuerbefreiung zu beantragen. Wenn der Steuerzahler über ein solches Gutachten verfügt, kann er die Steuer nicht oder zu einem niedrigeren Satz erheben, ohne den Vorstand der Gesellschaft einer finanzstrafrechtlichen Haftung im Zusammenhang mit der Abgabe einer falschen Erklärung zur Erfüllung der Bedingungen des Gesetzes auszusetzen.

Problematische Dividendenzahlung

Es ist anzumerken, dass einige Zahlungen von Forderungen, die der WHT unterliegen, sich für die Steuerzahler bereits jetzt als problematisch erweisen. Die Anwendung der WHT-Befreiung für die Zahlung von Dividenden an ein verbundenes Unternehmen – unabhängig davon, ob die Dividende 2 Mio. PLN übersteigt oder nicht – setzt voraus, dass das Unternehmen die erforderliche Sorgfalt anwendet. Nach Angaben der Steuerbehörden sollte die Sorgfaltspflicht bei der Zahlung von Dividenden auch die Überprüfung des Status des tatsächlichen Begünstigten umfassen. In der Praxis kann es sich als schwierig herausstellen, diese Bedingung zu erfüllen, insbesondere wenn die Dividende an die Muttergesellschaft gezahlt wird, die als Holdinggesellschaft fungiert. Trotz der diesbezüglichen positiven Entscheidungen der Verwaltungsgerichte sollten sich die Steuerzahler für die Zukunft angemessen absichern, um die Einhaltung der “angemessenen Sorgfalt” den Steuerbehörden gegenüber nachweisen zu können.

Wenn Sie sich für das Thema Quellensteuer in Ihrem Unternehmen interessieren, wenden Sie sich bitte an unsere Experten, die Sie gerne umfassend unterstützen werden:

Inarda Bielińska of counsel, radca prawny i.bielinska@gessel.pl	Katarzyna Lisowska senior associate, radca prawny k.lisowska@gessel.pl