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Die Einholung von Apostillen für alle ausländischen öffentlichen Urkunden, die in Polen verwendet werden, ist kritisch zu beurteilen 

Die lakonische und meistens bagatellisierte Regelung, welche den Grundsatz der Gleichheit von polnischen und ausländischen öffentlichen Urkunden einführt, befindet sich beinahe am Ende des Zivilverfahrensgesetzbuchs (ZVGB), nämlich in Art. 1138. Was ist die praktische Bedeutung dieser Rechtsnorm?
Die Vorschrift des Art. 1138 ZVGB besagt eindeutig, dass ausländische öffentliche Urkunden die gleiche Beweiskraft haben, wie polnische öffentliche Urkunden. Es wird vermutet, dass sie echt sind sowie dass die dort beinhaltete Erklärung der Wahrheit entspricht, es sei denn, dass nachgewiesen wird, dass eine ausländische Urkunde nicht echt ist oder die dort beinhalteten Erklärungen nicht wahr sind. Die Vornahme von zusätzlichen Handlungen zwecks Autorisierung einer Urkunde ist nur ausnahmsweise, in den unten genannten Fällen, notwendig. Diejenige Partei, die die aus der öffentlichen Urkunde hergeleiteten Umstände anfechtet, ist verpflichtet, ihre Behauptungen zu beweisen (Art. 252 ZVGB). An dieser Stelle ist anzumerken, dass die Beweisführung aufgrund aller Beweismittel erfolgen kann. Selbstverständlich kann die Übereinstimmung von Gerichtsentscheidungen mit Wahrheit aufgrund des Art. 252 ZVGB nicht erfolgreich angefochten werden. Diese können nur im Rahmen der gesetzlich vorgesehenen Rechtsmittel angefochten werden (so u.a. Urteil des Obersten Gerichts vom 15. September 1999, III CKN 606/99).

Das erste beste Beispiel einer ausländischen öffentlichen Urkunde ist ein Auszug aus dem Unternehmerregister. Aufgrund eines solchen Auszugs kann man viele Umstände ordnungsgemäß nachweisen, z.B. die Vertretungsart (wichtig beim Abschluss von Verträgen oder bei der Erteilung von Vollmachten), die Personen der Gesellschafter, die Zusammensetzung der Organe (z.B. in Hinsicht auf die Haftung) oder die Adresse des Rechtsträgers (von Bedeutung für Zustellungen). Unter öffentlichen Urkunden sind auch Gerichtsentscheidungen, Diplome und Zeugnisse sowie Bescheide und Bescheinigungen von Verwaltungsbehörden, darunter Zulassungsbescheinigung, Pass, Führerschein, Personalausweis, zu verstehen.

Das Zivilverfahrensgesetzbuch verwendet keine Definition der öffentlichen Urkunde. Aus der Analyse der Rechtsprechung kann der Schluss gezogen werden, dass unter einer ausländischen öffentlichen Urkunde ein in der ordnungsgemäßen Form durch ein Organ eines fremden Staates im Rahmen seiner Zuständigkeiten erstelltes Dokument zu verstehen ist (so z.B. Urteil des Obersten Gerichts vom 31. Januar 2007, IICSK 379/06, und Urteil des Woiwodschaftsverwaltungsgerichts in Rzeszow vom 21. Juli 2010, II SA/Rz 257/10). Diesen Standpunkt teilten in der letzten Dekade auch die Vertreter der Lehre. Weil es keine Definition der ausländischen öffentlichen Urkunde gibt und das Zivilverfahrensgesetzbuch Anforderungen bestimmt, deren Erfüllung einem polnischen Dokument die Kraft der öffentlichen Urkunde verleiht und in dieser Hinsicht das in- und ausländische Dokument gleichstellt, ist die analoge Anwendung des Art. 244 ZVGB für die Erfassung des Charakters der ausländischen öffentlichen Urkunde durchaus begründet.

In der Literatur (z.B. P. Rylski, M. Radwan) wird angenommen, dass die Norm des Art. 1138 ZVGB die Grundlage für die Behauptung der Beweiskraft von ausländischen öffentlichen Urkunden auch in anderen Verfahren, die im Zivilverfahrensgesetzbuch nicht geregelt sind, z.B. in Verfahren vor dem Notar, darstellt.

Es ist zu bemerken, dass infolge der Gleichstellung der Beweiskraft öffentlicher Urkunden auf der Grundlage des Art. 1138 ZVGB die Anforderung zur Beglaubigung ausländischer Dokumente, die in Polen verwendet werden, nicht mehr gegeben ist. Von diesem Grundsatz gibt es zwei Ausnahmen: Dokumente, die die Eigentumsübertragung an einer in Polen gelegenen Immobilie betreffen, und Dokumente, deren Echtheit eine Partei bestritten hat, müssen durch eine polnische diplomatische Vertretung oder ein Konsulat beglaubigt werden. Da der Gesetzgeber die Pflicht zur Beglaubigung nur bestimmter Urkunden vorgesehen hat, ist davon auszugehen, dass sie für andere ausländische öffentliche Urkunden nicht gilt. Clara non sunt interpretanda.

Angesichts des Obigen ist die Möglichkeit der Anwendung des Art. 1138 ZVGB auf Verfahren zuzugeben, die nicht im Zivilverfahrensgesetzbuch geregelt sind, insbesondere auf Rechtsgeschäfte vor dem Notar. Dies würde in der Praxis zur Folge haben, dass ausländische öffentliche Urkunden für notarielle Handlungen in Polen nicht beglaubigt werden müssen.

Somit sollten auch polnische Gerichte und andere Rechtsträger oder Organe, z.B. Notare, ausländische öffentliche Urkunden gleich wie die in Art. 244 ZVGB genannten öffentlichen Urkunden behandeln. In manchen Fällen kann eine beglaubigte Übersetzung ins Polnische notwendig sein. Diese Anforderung ist aber intuitiv erkennbar und gesetzlich begründet (Art. 256 ZVGB).

Aus Erfahrung geht hervor, dass ausländische öffentliche Urkunden, die in Polen verwendet werden, meistens mit der Apostille versehen werden. Vor dem Hintergrund der oben besprochenen Regeln scheint diese Praxis zweifelhaft. Die Norm des Art. 1138 ZVGB schließt grundsätzlich die Notwendigkeit aus, ausländische Urkunden zu beglaubigen, und stellt ihre Beweiskraft mit der Beweiskraft polnischer Urkunden gleich. Die Beglaubigung von ausländischen öffentlichen Urkunden, die in Polen verwendet werden, sollte sich auf die durch den Gesetzgeber in Art. 1138 ZVGB aufgeführten Fälle beschränken. Diese Fälle gelten als Ausnahmen von dem allgemeinen Grundsatz, dass ausländische öffentliche Urkunden keiner Autorisierung bedürfen.

Zur Klarstellung ist darauf hinzuweisen, dass die Apostille in Form eines Stempels auf dem Dokument oder eines zusätzlichen, mit dem Dokument verbundenen Blattes im Grunde eine vereinfachte Form der Beglaubigung ist. Da der Anwendungsbereich der Haager Konvention, deren Parteien derzeit 106 Staaten, darunter alle europäischen Länder, sind und welche die Anforderung der Legalisierung ausländischer öffentlicher Urkunden aufhebt, sehr breit ist, werden sie meistens durch Apostille beglaubigt. Für Polen gilt die Haager Konvention seit dem 14. August 2005.

Es scheint, dass das Einholen der Apostille für jede ausländische öffentliche Urkunde aus Vorsicht der Parteien, vor allem ihrer Bevollmächtigten, aus Gewohnheit und einer gefestigten Überzeugung resultiert, dass zusätzliche Stempel an der Urkunde vorteilhaft sind. An dieser Stelle ist darauf hinzuweisen, dass die Kraft der Apostille hinsichtlich der Autorisierung eher illusorisch ist. Die Apostille bescheinigt weder die Einhaltung der ordnungsgemäßen Form noch - bei notariellen Urkunden - die Bevollmächtigung oder Echtheit der abgegebenen Erklärung.

Leider sind in der Öffentlichkeit, insbesondere im Internet, keine zuverlässigen und präzisen Informationen in Bezug auf die Beweiskraft von ausländischen öffentlichen Urkunden und die Notwendigkeit der Einholung der Apostille für die Verwendung solcher Dokumente zugänglich. Auch die Internetseiten des Außenministeriums bieten solche Informationen nicht. Eine Analyse der durch die polnischen diplomatischen Vertretungen in Europa veröffentlichten Informationen löst Bedenken aus. Die meisten Vertretungen weisen - auch wenn indirekt - darauf hin, dass die Einholung von Apostillen für öffentliche Urkunden in dem gegebenen Staat notwendig ist. Manche informieren sogar direkt über eine solche Anforderung. Auf der Internetseite der Botschaft der Republik Polen in Rom befindet sich beispielsweise die folgende Information: „die den polnischen Behörden vorzulegenden öffentlichen Urkunden, die in Italien ausgestellt worden sind, sind für die Verwendung im Ausland vorzubereiten, d.h. sie müssen mit Apostillen durch die zuständigen italienischen Behörden versehen werden“. Dies ist in den geltenden polnischen Rechtsvorschriften nicht begründet und führt zur Verbreitung einer falschen Gewohnheit sowohl bei den Mitarbeitern von diplomatischen Vertretungen als auch bei den Bürgern.

Die mit der Verwendung von ausländischen öffentlichen Urkunden verbundene Praxis ist auch bei den Notaren unterschiedlich. Sechs Mitarbeitern von Notarkanzleien sowie Notaren aus folgenden Städten: Warschau, Danzig, Krakau, Breslau, Rzeszow und Posen, wurde die Frage gestellt, welche formelle Anforderungen für Dokumente für die Gründung einer GmbH in Polen durch zwei Gesellschaften aus Frankreich und Italien gelten. In vier Fällen lautete die Antwort, dass sowohl die Vollmachten für Vertreter der Gesellschaften f ür den Abschluss des Gesellschaftsvertrags vor dem Notar, als auch die Handelsregisterauszüge für die beiden Gesellschaften mit Apostillen zu versehen sind. In einem Fall sollte man Apostillen nur für die Vollmachten und nicht für die Registerauszüge einholen und in einem Fall wurde festgestellt, dass keine Apostillen notwendig sind.

Es ist auch darauf hinzuweisen, dass der dritte Satz des Art. 1138 ZVGB im Jahre 2009 geändert wurde. Vor der Novellierung musste eine ausländische öffentliche Urkunde, deren Echtheit Bedenken auslöste, beglaubigt werden. Aktuell bedarf der Beglaubigung ein Dokument, dessen Echtheit eine Partei bestreitet. Der Unterschied ist klar und deutlich.

Zusammenfassend ist die Einholung von Apostillen für alle ausländischen öffentlichen Urkunden, die in Polen verwendet werden, kritisch zu beurteilen. Obwohl dieses Vorgehen zur allgemeinen Praxis gehört, hat es aufgrund der geltenden Vorschriften keine Berechtigung und entstellt den aus Art. 1138 ZVGB resultierenden Grundsatz.