fbpx

Im Gegensatz zu dem Vorstand oder dem Aufsichtsrat ist die Hauptversammlung ein Organ, das ein oder mehrere Male im Jahr tätig ist. Ihre Tätigkeit unterliegt streng formalisierten Prozeduren.

Die Gesellschaft soll sich für die ordnungsgemäße Durchführung der Prozeduren vorbereiten, da dies von Schlüsselbedeutung für die Gültigkeit der in der HV gefassten Beschlüsse ist. Eventuelle Verstöße in diesem Bezug können zur Anfechtung der Beschlüsse und der Haftung der Vorstandsmitglieder führen. Zu den wichtigsten Schritten gehört die Einberufung der HV, die Änderung der Tagesordnung durch die Aktionäre und die Überprüfung der Legitimation zur Teilnahme an der HV.

Die HV wird mindestens 26 Tage im Voraus durch Bekanntmachung auf der Webseite der börsennotierten Gesellschaft sowie auf die für laufende Informationen vorgesehene Art und Weise einberufen. Weder das Gesetzbuch der Handelsgesellschaften noch das Zivilgesetzbuch (welches keine rückwärtige Fristberechnung vorsieht) legt eindeutig fest, ob in der Frist der Tag der Vornahme der HV-Einberufung und der Tag der Abhaltung der HV mit einbegriffen sind. Die diesbezüglichen Bedenken wurden weder in der Rechtslehre noch in der Rechtsprechung ausgeräumt. Dies ist eine wichtige Frage, da laut dem Obersten Gericht Fehler bei der Festsetzung des Termins für die Hauptversammlung Grundlage für die Anfechtung sämtlicher in der HV gefassten Beschlüsse bilden können.

Die Praxis ist nicht einheitlich. Eine sichere Lösung, die der polnische Zentralverwahrer KDPW billigt, ist die Vornahme der Bekanntmachung von der HV genau 26 Tage vor deren Abhaltung, d.h. ohne den Tag, an dem die HV abgehalten wird – der Tag der Bekanntmachung gilt als der erste Tag der Frist. Manche Gesellschaften kommen vorsichtiger vor und berufen die HV 26 Tage zuvor, ohne dass der Tag der Bekanntmachung und der Abhaltung mit eingerechnet werden. Mit Vorsicht ist auch die Frist von 18 Tagen für die Einführung von Änderungen in der Tagesordnung zu behandeln. Es ist darauf hinzuweisen, dass Aktionäre unabhängig von der festgelegten Tagesordnung 21 Tage vor der HV die Erweiterung der Tagesordnung fordern können (in der Regel sind es Änderungen in Bezug auf die Zusammensetzung des Aufsichtsrats). Alle Schreiben, die bei der Gesellschaft eingehen, müssen aus dem Grunde sorgfältig überprüft werden. Die Unterlassung der Änderung der Tagesordnung kann die Mangelhaftigkeit der ganzen HV zur Folge haben. Es ist zu beachten, dass die Grundlage für die Berücksichtigung der Forderung des Aktionärs die Vorlage seines Aktienzertifikats (nicht einer Bescheinigung über die Teilnahmeberechtigung, wie manche Gesellschaften in den Bekanntmachungen mitteilen) ist, das als Dokument erst nach dem Datum der Teilnahmeregistrierung (Record Date) gültig wird. Es kommt manchmal vor, dass Brokerhäuser solche Bescheinigungen vor dem Record Date ausstellen, was nicht ordnungsgemäß ist und rechtliche Risiken für die Beschlüsse herbeiführen kann. Die HV ist ein Organ für alle „vernünftigen“ Aktionäre. Sie sind die aktive Partei, die zum Nachweisen der Legitimation zur Teilnahme an der HV verpflichtet ist. Allein die Tatsache, dass der Aktionär Aktien hält, reicht nicht aus, da teilnahmeberechtigt nur derjenige ist, der am Tage der Registrierung der Teilnahme sowohl Aktien hält als auch spätestens am ersten Tag nach dem Record Date bei dem Anlageunternehmen die Ausstellung der Bescheinigung über die Teilnahmeberechtigung an der HV beantragt hat. Erst die Erfüllung der beiden Voraussetzungen ermöglicht es dem Zentralverwahrer KDPW die Erstellung einer Liste der Teilnahmeberechtigten, die dann die Grundlage für die Erstellung der Liste der Aktionäre durch die Gesellschaft bildet. In einem solchen Schema des Informationsflusses sind Irrtümer und Versehen nicht selten. Es stellt sich die Frage, wie im Falle eines Aktionärs gehandelt werden soll, der sich verspätet hat und ihm nicht gelungen ist, sich für die HV anzumelden. Zulassen oder nicht zulassen? Es wird darüber heftig diskutiert, was wichtiger ist: die formelle Legitimation (notwendige Registrierung) oder die materielle Legitimation (tatsächlich gehaltene Aktien)? Wird die Teilnahme an der HV unbegründet verweigert, werden die Beschlüsse nichtig. Andererseits kann die Zulassung eines unberechtigten Aktionärs die Nichtigkeit des Beschlusses zur Folge haben, dies aber nur, wenn der Beschluss nach dem Abzug der Stimmen des Aktionärs nicht gefasst worden wäre. Daher ist das Risiko sorgfältig abzuwägen. Je nach den Verhältnissen und Bedürfnissen kann die Gesellschaft äußerstenfalls die HV widerrufen und nochmals einberufen. Eine weitere wichtige Frage ist die Möglichkeit, elektronische Vollmachten zu erteilen. Die elektronische Form, welche eine Alternative für die Schriftform darstellt, ist ein weiterer Begriff als die elektronische Form der Willenserklärung mit der sicheren elektronischen Signatur. Zulässig sind somit sämtliche digitalisierten Formen der Willenserklärung. Es muss allerdings die Sicherheit der Gesellschaft gewährleistet und die Beliebigkeit eingeschränkt werden. Deswegen verpflichtet der Gesetzgeber die Gesellschaft zur Vornahme von Handlungen, die der Identifizierung des Aktionärs dienen, damit die Gültigkeit einer solchen Vollmacht überprüft werden kann. Die Ordnung der HV soll die Art und Weise festlegen, wie die elektronische Vollmacht übersandt werden soll. Ist keine Ordnung der HV vorhanden, hat dies der Vorstand in der Bekanntmachung über die Einberufung der HV mitzuteilen. Es reicht aus, wenn der Aktionär die Erteilung einer solchen Vollmacht per E-Mail auf die in der Bekanntmachung genannte Adresse mitteilt und eingescannte Unterlagen übersendet, die die Identifizierung des Aktionärs als Vollmachtgeber sowie des bestellten Bevollmächtigten ermöglichen. Die Überprüfung der Gültigkeit der erteilten Vollmacht in elektronischer Form kann durch Überprüfung der Vollständigkeit der Vollmacht, Vergleich ihrer Daten mit der Information auf der Liste der Aktionäre und den Informationen in den Registerauszügen vorgenommen werden. Es ist auch wichtig, zu bestimmen, bis wann die Aktionäre solche Informationen zusenden dürfen. Wird keine Frist festgesetzt, muss die E-Mail-Adresse bis zum Beginn der HV geprüft werden. Die Vorschriften lassen die Ausübung des Stimmrechts mit Fernmeldemitteln zu – mithilfe elektronischer Medien oder per Post. Dies ist mit einer Reihe von Tätigkeiten verbunden, die die Gesellschaft vornehmen muss, um dem Aktionär die im Gesetzbuch der Handelsgesellschaften zuerkannten Rechte zu gewährleisten. Im ersten Fall bedarf eine solche Möglichkeit einer Bestimmung in der Satzung der Gesellschaft. Im zweiten Fall ist eine entsprechende Bestimmung in der Ordnung der HV zu berücksichtigen. Es ist zu beachten, dass das Gesetzbuch der Handelsgesellschaften keinen Widerruf der abgegebenen Stimme in der Fernabstimmung zulässt. Eine elektronisch abgegebene Stimme gilt als wirksam abgegeben, wenn sie mittels eines entsprechenden Gerätes der Gesellschaft empfangen wird. Solche Fragen können zum Streitgegenstand werden, was rechtliche Risiken hinsichtlich der Anwendung derartiger Erleichterungen erwachsen lässt.

Gemäß dem Gesetzbuch der Handelsgesellschaften kann eine per Post abgegebene Stimme durch eine bei der Gesellschaft eingereichte Erklärung widerrufen werden. Der Widerruf kann per Post oder persönlich erfolgen, sofern er vor der Verordnung der Abstimmung über den Beschluss mitgeteilt wird. Mit einem wirksamen Widerruf hat man auch zu tun, wenn nach der postalischen Abstimmung ein weiteres Formular über denselben Beschluss versandt wird. Etwas problematischer ist die elektronische Abstimmung, wenn die Gesellschaft diese Möglichkeit nicht vorsieht. Es ist aber zu beachten, dass der Gesetzgeber den Begriff „Erklärung“ verwendet, woraus folgt, dass der Aktionär, der postalisch abgestimmt hat, berechtigt zu sein scheint, seine Erklärung auch per E-Mail abzugeben. Damit die HV reibungslos verläuft, sollte die Gesellschaft in der HV-Ordnung die Möglichkeit der Stimmabgabe per E-Mail befristen.16