Aufgrund einer Bestimmung haben die Beamten im Prinzip die Grundlage für die Anforderung der Vorlage von Originaldokumenten verloren. Der Gesetzgeber vertraute Unternehmern und stellte fest, dass Kopien ausreichen würden. Wann dies jedoch nicht der Fall ist, schreibt Piotr Tracz, Rechtsanwalt von der Kanzlei GESSEL.

Nach Artikel 29 des Unternehmerrechts darf die Verwaltungsbehörde die Vorlage von Unterlagen in Form eines Originals, einer beglaubigten Abschrift oder einer beglaubigten Übersetzung nicht verlangen oder davon ihre Entscheidung abhängig machen, es sei denn, eine solche Verpflichtung ergibt sich ausdrücklich aus dem Gesetz. Somit handeln Behörden, die „um des Prinzips willen” Originale oder notarielle Bescheinigungen fordern, entgegen den bedingungslos geltenden Rechtsvorschriften.

Den Behörden auferlegte Beschränkung

Das durch die Regelung der Unternehmerrechte gegenüber Verwaltungsbehörden verhängte Verbot wurde auf zwei Ebenen eingeführt:

  • Bei der Beilegung der Angelegenheit kann die Behörde ihre Entscheidung nicht davon abhängig machen, ob der Unternehmer Originaldokumente und beglaubigte Kopien vorlegt;
  • Wenn der Unternehmer nicht verpflichtet ist, die Dokumente in Form eines Originals, einer beglaubigten Kopie oder einer beglaubigten Übersetzung einzureichen, kann die Behörde ihn nicht auffordern, die Dokumente in dieser Form einzureichen.

Die Norm, die es einem Unternehmer ermöglicht, eine Kopie eines Dokuments zu verwenden, ist nicht absolut. Der Gesetzgeber legt ausdrücklich fest, dass sich eine solche Verpflichtung aus gesonderten Bestimmungen ergeben kann, daher ist es jedes Mal erforderlich, Dokumente (und deren Form), die der Behörde vorgelegt werden müssen, zu überprüfen.

Die Kopie des Dokuments ist ausreichend

In einer Situation, in der das Gesetz dem Unternehmer keine Verpflichtung auferlegt, im Kontakt mit Verwaltungsbehörden eine genau festgelegte Form des Dokuments vorzulegen, kann er nur eine Kopie verwenden. In Anbetracht dessen enthält das Gesetz nur einen negativen Katalog von Formen, die die Behörde ohne eine bestimmte Rechtsgrundlage nicht verlangen darf, es ist anzunehmen, dass alle anderen Formulare, einschließlich eines elektronisch übermittelten Dokuments, nicht der im Unternehmerrecht festgelegten Rechtsnorm widersprechen.

Die Vorschrift soll die derzeitige Praxis vereinheitlichen

Die Praxis der Verwaltungsorgane war in Bezug auf die in der betreffenden Vorschrift geregelte Angelegenheit nicht eindeutig. Wenn Behörden selbst ohne konkrete Rechtsgrundlage von Unternehmern Originaldokumente fordern, können sie sich immer auf den  Beschluss des Verfassungsgerichtshofes vom 4. Oktober 2011, Aktenzeichen P 1/11  berufen. Ihm zufolge "sollte die Notwendigkeit des Handelns von Behörden auf der Grundlage des Originals oder einer gleichwertigen Abschrift des Dokuments vermutet werden. Diese Lösung erschwert den Missbrauch, der beim Versenden von Dokumenten auftreten kann, und insbesondere den Versuch, diese durch unbefugte Personen zu fälschen."

Im Gegenteil, die Autoren des Unternehmerrechts argumentieren und betonen: "Nach dem gegenwärtigen Stand der Technik beeinträchtigt das Einreichen einer Kopie eines Dokuments durch einen Unternehmer nicht die Glaubwürdigkeit der Daten und Informationen, die aus einem bestimmten Dokument resultieren.  Gleichzeitig bedeutet dies nicht, dass die Stelle des Rechts beraubt wird, die Glaubwürdigkeit, insbesondere die Richtigkeit, die Daten und die Informationen, die der Unternehmer aufgrund der beigefügten Kopien zur Verfügung stellt, zu beurteilen. In diesem Zusammenhang kann die Behörde den Nachweis (eine Kopie des Dokuments) nach den im jeweiligen Verfahren geltenden allgemeinen Regeln beurteilen."

Es ist daher davon auszugehen, dass die genannte Regelung des Unternehmergesetzes einen systemischen Vertrauensbeweis gegenüber Unternehmern darstellen soll. Der Gesetzgeber geht schließlich davon aus, dass Unternehmer auf der Grundlage einer klar formulierten Rechtsnorm, die es ihnen ermöglicht, weitgehend nur Kopien von Dokumenten zu verwenden, die Behörden nicht massiv in die Irre führen werden. Was besonders wichtig ist, ist, dass die effektive Funktionsweise von  Artikel 29  in hohem Maße vom Durchsetzungsvermögen der Unternehmer und dem Bewusstsein für die tatsächlichen Grenzen der Pflichten abhängen wird, deren Umsetzung von den Verwaltungsbehörden verlangt werden kann.