Autor: Piotr Tracz

Mit Wirkung vom 1. März 2018 wurden einige Gesetze geändert, um Vereinfachungen für Unternehmer im Steuer- und Wirtschaftsrecht einzuführen, die u. a. eine Novelle einiger Vorschriften des polnischen Handelsgesetzbuches eingeführt haben (nachstehend „k.s.h.”). Nachstehend sind drei aus unserer Sicht ausgewählte und für Unternehmer rechtliche Änderungen von Interesse:

  1. Neue Regeln für den Rücktritt eines Vorstandsmitglieds

Eine besonders wichtige Gesetzesänderung betrifft die Angelegenheit, über die wir bereits berichtet haben (https://gessel.pl/de/unternehmensbereich/das-letzte-vorstandsmitglied-wird-sich-nicht-einfach-von-seiner-funktion-befreien-koennen/) Obwohl diese heftige Kontroversen auslöste, hat der Gesetzgeber seine ursprüngliche Annahme konsequent umgesetzt, und neue Regeln für den Rücktritt von Mitgliedern des Vorstands von Funktionen in den Organen von Kapitalgesellschaften sind seit heute in Kraft.

Nach dem neuen Wortlaut von Art. 202 k.s.h. sowie 369 k.s.h. würde in Unternehmen in den Fällen, in denen die Gesellschaft aufgrund des Ausscheidens eines Vorstandsmitglieds der Gesellschaft tatsächlich ohne einen funktionsfähigen Vorstand verbleiben würde, das "letzte" Vorstandsmitglieds der Gesellschaft mit beschränkter Haftung seinen Rücktritt einreichen und gleichzeitig eine Gesellschafterversammlung einberufen zwecks Annahme eines Beschlusses zur Berufung des Vorstands. In einer Aktiengesellschaft reicht das Vorstandsmitglied seinen Rücktritt an den Aufsichtsrat ein.

Wird im Aufsichtsrat einer Aktiengesellschaft kein Mandat wahrgenommen, wird der Rücktritt den Aktionären vorgelegt, gleichzeitig wird eine Versammlung einberufen, um über die Bestellung des Aufsichtsrats zu entscheiden. Es wird seine Aufgabe sein, einen neuen Vorstand zu ernennen. Im Inhalt der Einladung oder Bekanntmachung bezüglich der Einberufung der Sitzung ist eine Erklärung zum Rücktritt des Vorstandsmitglieds erforderlich.

Eine solche Situation kann sich im Falle eines aus einer Person bestehenden Vorstands, des Austritts des letzten Vorstandsmitglieds oder des gleichzeitigen Austritts aller Vorstandsmitglieder ergeben.

In der Änderung wird davon ausgegangen, dass der Rücktritt des letzten Vorstandsmitglieds je nach Rechtsform der Gesellschaft nur am Tag nach der Hauptversammlung oder der Hauptversammlung der Aktionäre wirksam wird. In der Praxis wird das Vorstandsmitglied ab 1. März trotz korrekter Einreichung 

seines Rücktritts, ab dem Tag der Einberufung (Ankündigung) der Gesellschafterversammlung, bis zu dem Tag Vorstandsmitglied sein, an dem die ihn an die Gesellschaft bindende Kündigungsfrist verstrichen ist.

  1. Es ist ausreichend, dem Protokoll der Gesellschafterversammlung eine Kopie der Vollmacht beizufügen

Entsprechend der Änderung des Inhalts in Art. 243 § 3 des polnischen Handelsgesetzbuchs müssen die Bevollmächtigten bei der Gesellschafterversammlung zwar noch die Vollmacht im Original vorlegen, aber für das Protokoll der Hauptversammlungen reicht es aus, nur eine Kopie vorzulegen, nicht das vom Vollmachtgeber unterzeichnete Originaldokument.

Die beschriebene geringfügige Änderung wird die derzeitige Funktionsweise der Bevollmächtigten und ihrer Vollmachtgeber erheblich verbessern. Erstere werden nicht mehr gezwungen sein, weitere Vollmachten mit gleichem Inhalt zu erhalten, während Letztere wissen wird, dass ein ordnungsgemäß ernannter Bevollmächtigter sie bei späteren Gesellschafterversammlungen ohne zusätzliche Formalitäten vertreten kann.

  1. Umlaufabstimmung über Beschlüsse der Gesellschafterversammlung

Von der Änderung wurde der gesetzlich zulässige Umfang der betroffenen Beschlüsse von Gesellschafterversammlungen in Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die im sogenannten Umlaufverfahren angenommen werden, erfasst. Durch Streichung von § 4 aus Art. 231 des Handelsgesetzbuches können von nun an im Umlaufverfahren (d. g. gemäß Art. 227 § 2 des Handelsgesetzbuches) auch Beschlüsse der ordentlichen Gesellschafterversammlung gefasst werden, und zwar:

  • Prüfung und Annahme des Berichts der Geschäftsführung über Geschäftstätigkeiten und des Jahresabschlussberichts für das abgelaufene Geschäftsjahr;
  • Beschlussfassung über die Verteilung der Gewinn- und Verlustdeckung, wenn gemäß Art. 191 § 2 des Handelsgesetzbuches diese Angelegenheiten nicht von den Kompetenzen der Gesellschafterversammlung ausgeschlossen sind;
  • die Entlastung von Organmitgliedern von der Erfüllung ihrer Aufgaben.

Beschlüsse, die zu diesem Thema im Umlaufverfahren verabschiedet wurden, wurden gesetzlich als ungültig betrachtet, da sie gegen den Wortlaut des Gesetzes verstoßen.