Szczegółowość porządku obrad przy zwołaniu Walnego Zgromadzenia/Zgromadzenia Wspólników

W jednym ze swych ostatnich orzeczeń Sąd Najwyższy stanął na stanowisku, iż porządek obrad zgromadzenia wspólników spółki z o.o. powinien być wystarczająco szczegółowy, tak by uczestnik mógł się zorientować, jakie uchwały mają być na nim podjęte i przygotować się do tego (sygn. akt. CSK 406/08). Sąd Najwyższy wskazał, iż możliwe jest syntetyczne przedstawienie porządku obrad zgromadzenia, zastrzegając jednak, iż nie może ono być zbyt ogólnikowe, a porządek obrad winien zostać sformułowany w sposób szczegółowy, zgodnie z najlepszą wiedzą posiadaną na dzień zwołania zgromadzenia, a także w sposób uczciwy i lojalny wobec wspólników. Zdaniem Sądu porządek obrad powinien umożliwić wspólnikowi zorientowanie się jakie uchwały mają zostać podjęte na zgromadzeniu, a także stosowne przygotowanie się do zgromadzenia.
Zgodnie z art. 238 kodeksu spółek handlowych zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą zaproszenia, w którym należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. Identyczna regulacja dotyczy spółki akcyjnej. Zgodnie z art. 402 kodeksu spółek handlowych walne zgromadzenie spółki akcyjnej zwołuje się za pomocą ogłoszenia albo zawiadomienia, w zależności od rodzaju akcji, w którym należy oznaczyć datę, godzinę i miejsce walnego zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad. Oba wyżej wymienione przepisy posługują się pojęciem szczegółowego porządku obrad, toteż orzeczenie Sądu, o którym mowa na wstępie, dotyczy zarówno spółki z o.o. jak i spółki akcyjnej.

Prawidłowe określenie porządku obrad w zaproszeniu na zgromadzenie wspólników sp. z o.o., a w spółce akcyjnej w zawiadomieniu albo ogłoszeniu o walnym zgromadzeniu, ma istotne znaczenie dla wspólników, gdyż jest to podstawowy dokument, z którego mogą oni czerpać wiedzę o sprawach, które mają być przedmiotem obrad. Wadliwość w zakresie zwołania zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia albo podjęcie uchwały w sprawie nie objętej porządkiem obrad, w razie nieobecności wspólnika na zgromadzeniu wspólników/walnym zgromadzeniu, może mu umożliwić skuteczne zaskarżenie podjętych uchwał. Wspólnik ma bowiem prawo, ale nie ma obowiązku udziału w zgromadzeniu wspólników/walnym zgromadzeniu i może on zrezygnować z udziału, jeżeli uważa, że nie będą rozpatrywane sprawy, którymi byłby zainteresowany.

Przepisy prawa nie regulują zasad formułowania porządku obrad. W doktrynie prawa handlowego wskazuje się, iż wymóg w postaci szczegółowego porządku obrad jest spełniony o ile, poszczególne punkty tego porządku są tam na tyle skonkretyzowane, że wspólnik jest w stanie dowiedzieć się, jakie kwestie będą omawiane i ewentualnie poddane pod głosowanie. Spełnienie tego wymogu należy rozpatrywać również z uwzględnieniem okoliczności, czy wspólnik mógł się dowiedzieć o planowanych sprawach i uchwałach, przykładowo z korespondencji pomiędzy spółką oraz wspólnikami.

Nasza dotychczasowa praktyka wskazuje, iż wymóg szczegółowości porządku obrad był bardzo często nierespektowany. Oczywiście przy formułowaniu poszczególnych punktów porządku obrad konieczne jest zachowanie pewnej elastyczności, która pozwoli zgromadzeniu wspólników/walnemu zgromadzeniu na rozstrzygnięcie jak największej liczby spraw. Jednocześnie jednak nie można w programie zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia pozostawiać niejasności w ramach których następnie w czasie posiedzenia będą podejmowane uchwały. Innymi słowy Sąd Najwyższy stanął na stanowisku, że wspólnik nie musi zgadywać, co może być ukryte pod zbyt ogólnie sformułowanym punktem porządku obrad.

Zwracamy uwagę, iż powyższe stanowisko Sądu Najwyższego jest dalej idące niż dotychczas prezentowane w doktrynie. W praktyce bowiem, szczególnie spółek akcyjnych, porządek obrad formułowany był bardzo ogólnikowo, a przede wszystkim nie wskazywał na intencje zwołujących walne zgromadzenia, które przecież w momencie zwołania są precyzyjnie określone. Dlatego też postulujemy rozważenie podawania bardziej szczegółowego porządku obrad zgromadzeń wspólników/walnych zgromadzeń. W przypadku spółek publicznych zasadnym byłoby rozważenie możliwości wcześniejszego niż na 14 dni przez Walnym Zgromadzeniem publikowania projektów uchwał. Jedynie tytułem przykładu możemy wskazać rozwiązanie w którym ogólne sformułowania porządku obrad można następnie uszczegółowić w dodatkowych wyjaśnieniach, czy też załącznikach będących integralną częścią danego porządku obrad.