Co czeka pracodawcę

Dostosowanie systemów księgowych i informatycznych, konieczność wybrania, w porozumieniu z pracownikami, instytucji finansowej i podpisania z nią umowy oraz dodatkowe koszty. Z tym m.in. będą się mierzyć firmy w związku z wprowadzeniem PPK.

Pracownicze Plany Kapitałowe najpierw będą u siebie wdrażać firmy duże zatrudniające co najmniej 250 pracowników – już w lipcu tego roku. Od 1 stycznia 2020 r. dołączą do nich średnie przedsiębiorstwa, a potem małe. Nie oznacza to jednak, że do tego czasu ich właściciele mogą spać spokojnie. – Wdrożenie PPK w mniejszych podmiotach może być większym wyzwaniem niż w dużych – uważa Leszek Koziorowski, wspólnik w Kancelarii GESSEL. – Pamiętajmy, że duże firmy dysponują rozbudowanymi zespołami prawnymi i kadrowymi, mają też często znacznie większe budżety. Na przykład priorytetem dla przedsiębiorców powinno być terminowe zawarcie umów z instytucjami finansowymi (patrz ramka „Harmonogram PPK). Bo gdy miną ustawowe terminy, za brak umowy o zarządzanie PPK będzie im grozić grzywna sięgająca nawet 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń danego pracodawcy w poprzednim roku obrotowym. Z kolei niepodpisanie umowy o prowadzenie PPK może się skończyć karą do 1 mln zł. (…)

Po pierwsze zaplanuj

Pierwszym i najważniejszym zadaniem stanie się przygotowanie budżetu. Wprowadzenie PPK wymaga bowiem znacznych zmian w systemach księgowych i rachunkowych. Trzeba będzie zaktualizować posiadane oprogramowanie albo wręcz je wymienić. – Warto zastanowić się, czy systemy kadrowo-płacowe firmy podołają obsłudze PPK. W tym celu należałoby się upewnić, czy dostawca IT stworzy odpowiednie nakładki i czy zdąży z tym na czas. A także, jaki będzie ich koszt po stronie przedsiębiorcy – mówi Leszek Koziorowski. (…)

Kolejny wydatek wiąże się z przygotowaniami do obsługi dokumentacji PPK. Jako pracodawca, przedsiębiorstwo będzie musiało nie tylko podpisać umowy z instytucjami finansowymi, lecz także porozumieć się ze swoimi pracownikami. Nie uniknie zatem wcześniejszego opracowania i przekazania im wszelkich niezbędnych informacji związanych z programem. Przy czym pod karą grzywny zabronione jest zniechęcanie zatrudnionych do uczestnictwa w systemie. (…)

I jeszcze jedna, wyjątkowo ważna sprawa: przygotowanie się do dokonywania wpłat do programu, które podniosą koszty pracy po stronie przedsiębiorstwa. Jeśli zatrudnia ono, dajmy na to, 20 pracowników zarabiających średnio 5 tys. zł brutto i wszyscy wejdą do systemu, będzie musiało wydać co miesiąc, w przeliczeniu na osobę, 75 zł – w wersji minimum. Czyli 1,5 proc. od 5 tys. zł. Na szczęście te wpłaty nie będą wliczane do wynagrodzenia stanowiącego pod- stawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Niemniej dodatkowy koszt firmy sięgnie, np. w przypadku owych 20 zatrudnionych, 1,5 tys. zł miesięcznie i 18 tys. zł rocznie. (…)

Po drugie, poszukaj instytucji

Przejdźmy do wyboru instytucji finansowej, która zostanie partnerem pracodawcy, jeśli chodzi o zarządzanie PPK. Zgodnie z ustawą, trzeba ją wybrać w porozumieniu z zakładową organizacją związkową (jeśli działa w przedsiębiorstwie) lub inną reprezentacją pracowników. Przepisy nie regulują trybu powstania takiej reprezentacji – firma ustali go sama. Czy to oznacza, że zgoda przedstawicieli pracowników jest niezbędna do podpisania umowy? Nie – pracodawca ma obowiązek się z nimi jedynie konsultować, ale decyzję podejmie na koniec sam. Na miesiąc przed ostatecznym terminem przewidzianym przez ustawę (czyli po dwóch miesiącach od objęcia nowymi przepisami danej grupy firm) będzie mógł samodzielnie wybrać instytucję finansową. (…)

Po trzecie, podpisz umowy

Po wybraniu instytucji finansowej trzeba będzie podpisać dwie umowy. Pierwsza z nich to umowa o zarządzanie PPK, a druga – o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników. Żadna nie może zawierać warunków gorszych niż te przewidziane w ustawie. Czym się różnią? Umowa o zarządzanie będzie podpisywana jako pierwsza i znajdą się w niej najważniejsze zasady dotyczące gromadzenia środków na rachunkach PPK i zarządzania nimi. Druga musi być podpisana z instytucją, z którą zawarto już umowę o zarządzanie. (…)

Po czwarte, trzymaj rękę na pulsie

I wreszcie wyzwanie na lata. Konieczne okaże się stałe wykonywanie prac związanych z techniczną obsługą PPK. Takich jak ustawianie parametrów portalu administracyjnego udostępnionego przez instytucję finansową i dostosowywanie na bieżąco systemu kadrowo-płacowego do wymogów programu. Trzeba będzie także uwzględniać w systemie pojawienie się każdego nowego pracownika. Ponadto, zgodnie z ustawą, co cztery lata (po raz pierwszy nastąpi to i kwietnia 2023 r.) pracodawca będzie musiał ponownie uruchamiać przekazywanie w ramach PPK wpłat od wszystkich swoich pracowników, a nie tylko tych zapisanych do systemu. Oznacza to, że odpowiednio wcześnie, także co cztery lata, trzeba będzie informować tych z nich, którzy przedtem nie chcieli dołączyć do programu, o możliwości złożenia kolejnej rezygnacji z dokonywania takich wpłat.

Pełna treść artykułu dostępna jest w My Company Polska (s.138).