Czy pracodawca może potrącać koszty zużycia sprzętu do pracy zdalnej? Za co powinna płacić firma?

Partnerzy społeczni są zgodni co do tego, że z Kodeksu pracy należy usunąć zapisy dotyczące „telepracy”, przestarzałego terminu, wprowadzonego przed erą cyfrową i zastąpić go przepisami dotyczącymi „pracy zdalnej”. Niestety, co do pozostałych kwestii są mniej zgodni. Najwięcej kontrowersji wzbudza pomysł, aby pracodawca dopłacał do home office, np. partycypował w opłatach za internet i energię elektryczną, bądź zwracał pewną kwotę za amortyzację prywatnego sprzętu wykorzystywanego przez pracownika podczas pracy.

Nikt nie ma wątpliwości, że pracownicy zdalni płacą więcej za prąd i internet. Konieczność korzystania z własnego łącza internetowego stała się problematyczna zwłaszcza dla tych osób, które miały ograniczony transfer danych. Często były one zmuszone do zakupu droższego abonamentu. Wątpliwości wzbudza natomiast amortyzacja prywatnego sprzętu. (…)

Co z amortyzacją sprzętu do home office?

Pracodawcy mogą mieć natomiast zastrzeżenia do wykorzystywania przez pracowników firmowych komputerów w celach prywatnych. Adam Kraszewski, radca prawny z Kancelarii GESSEL, wskazuje na jeszcze inny, istotny aspekt. Odmienny charakter ma praca zdalna wykonywana okazjonalnie, ze względów osobistych, a inaczej powinno się traktować osoby, które regularnie pracują z domu. Według eksperta w tym drugim przypadku należy wziąć pod uwagę dopłaty dla pracowników zdalnych.

– Kwestia kosztów ponoszonych przez pracowników w ramach pracy zdalnej budzi dużo emocji, zwłaszcza przy braku regulacji ustawowej. Z jednej strony pracownik ponosi zwiększone wydatki na media, a z drugiej strony można spotkać się z kontrargumentem pracodawców, że pracownik w trakcie pracy zdalnej nie musi opłacać kosztów dojazdu do pracy, nie dokonuje np. opłat za bilety czy paliwo – mówi ekspert. – Docelowo warto rozważyć oddzielenie pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie, zwłaszcza na wniosek pracownika (np. z uwagi na konieczność załatwienia spraw prywatnych w konkretnym dniu), od stałego wykonywania pracy w sposób zdalny. W tym ostatnim przypadku należałoby rozważyć współfinansowanie przez pracodawcę kosztów mediów – dodaje ekspert. (…)

Pracownicy zdalni mogą zapytać pracodawcę, czy istnieje możliwość doposażenia domowego biura chociażby poprzez przywiezienie firmowego krzesła, ale takiej możliwości nie mają już osoby wykonujące swoje obowiązki w modelu hybrydowym. Pewnym rozwiązaniem może być zawarcie w firmie porozumienia umożliwiającego pracownikom wypożyczenie wybranych elementów wyposażenia biura do domu. Takie podejście ma sens szczególnie w sytuacji lockdownu, gdy rząd rekomenduje wprowadzenie home office na jak najszerszą skalę.