Monitorowanie pracowników – uwaga na treść regulaminu pracy

Temat RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) nie schodzi z pierwszych stron gazet.

Przyspieszyły też prace w polskim parlamencie nad uchwaleniem przepisów, których celem jest wdrożenie RODO do porządku prawnego. W dniu 10 maja 2018 r. Sejm uchwalił nową ustawę o ochronie danych osobowych. Według stanu na dzień dzisiejszy ustawa czeka na podpis Prezydenta i wszystko wskazuje, iż wejdzie w życie wraz z RODO z dniem 25 maja 2018 r. Ustawa tworzy między innymi ramy funkcjonowania nowego organu nadzoru, ale co również istotne wprowadziła znaczącą zmianę do Kodeksu pracy w zakresie związanym z monitorowaniem pracowników. Począwszy od dnia 25 maja 2018 r. wprowadzone zostaną mianowicie dwa nowe przepisy: art. 22(2) oraz 23(3) Kodeksu pracy.

Zgodnie z nowymi regulacjami, pracodawca będzie mógł prowadzić względem pracowników monitoring wizyjny i monitoring poczty elektronicznej (lub inne podobne systemy monitorowanie) wyłącznie z zachowaniem następujących zasad:

1. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustalone powinny zostać w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, przy czym:
2. Monitoring wizyjny nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba, że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Dodatkowo obszar, w którym stosowany jest monitoring wizyjny powinien być właściwie oznaczony.
3. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
4. Pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
5. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinien przekazać mu na piśmie informacje o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu

Rekomendujemy weryfikację czy w Państwa organizacji jest stosowany monitoring (wizyjny, poczty elektronicznej lub inny podobny), a jeśli tak, to czy spełnia on zasady wynikające ze znowelizowanych regulacji Kodeksu pracy – w szczególności zaś czy Państwa regulamin pracy zawiera odpowiednie postanowienia. Zwracamy przy tym uwagę, że biorąc pod uwagę niezbędny czas potrzebny na ewentualne dokonanie zmiany regulaminu pracy (lub innych aktów wewnętrznych) do ewentualnych działań należy przystąpić możliwie pilnie.

Kontakt:

Dorota Bryndal,

Wspólnik, radca prawny

d.bryndal@gessel.pl

Adam Kraszewski

Radca prawny, managing associate

a.kraszewski@gessel.pl