Nadchodzi zmiana zasad nadzoru w spółkach kapitałowych

Znacznym modyfikacjom podlegają przepisy regulujące uprawnienia rady nadzorczej, przy czym w miejsce dotychczasowych norm o charakterze ogólnym pojawiają się zapisy bezpośrednio odwołujące się do określonych obowiązków. Nowością jest nakaz przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd z jego własnej inicjatywy informacji o jego pracach oraz o aktualnej sytuacji spółki, spółki zależnej lub powiązanej, postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności, transakcjach i innych istotnych okolicznościach z perspektywy spółki i jej grupy. Takie informacje zarząd powinien przekazywać, na każdym posiedzeniu rady nadzorczej, a w przypadku zawierania istotnych transakcji lub innych istotnych zdarzeń, zarząd powinien przekazać radzie informacje niezwłocznie, nie czekając na termin jej posiedzenia. Informacje powinny być udzielane na piśmie, a inna forma ich udzielenia ma w założeniu ustawodawcy stanowić jedynie wyjątek od reguły, który znajdzie zastosowanie jedynie w odniesieniu do szczególnie pilnych informacji, w przypadku których nie należy zwlekać z ich przekazaniem do czasu przygotowania informacji na piśmie.

Charakter przekazywanych informacji i ich zakres może okazać się absurdalnie szeroki i w konsekwencji przygotowany dla rady nadzorczej dokument nie będzie znacząco odbiegł obszernością od prospektu emisyjnego, z którego usunięto sprawozdania finansowe. Godnym rozważenia w tej sytuacji jest skorzystanie z możliwości zmiany statutu spółki i wyłączenia tak określonego obowiązku ciążącego na zarządzie spółki (art. 380¹§ 5 k.s.h.), niestety jak każda zmiana statutu wymagającego kwalifikowanej większości.  

Zgodnie z nowymi przepisami rada nadzorcza zostanie wyposażona w szereg uprawnień dotyczących uzyskiwania wyjaśnień od członków zarządu, pracowników, ale i – co stanowi nowość– bezpośrednio przez prokurentów i współpracowników spółki np. zaangażowanych z tytułu umowy o dzieło. Co istotne, przepisy nie ograniczają katalogu tych podmiotów do osób fizycznych, co może oznaczać, że żądanie informacji i wyjaśnień może zostać skierowane do podmiotów gospodarczych świadczących na przykład usługi prawne lub rachunkowo-księgowe. Udzielenie informacji lub przekazanie dokumentacji powinno być dokonane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 2 tygodni od zgłoszenia żądania, a wyznaczenie ewentualnego dłuższego terminu lub jego przedłużenie stanowi wyłączną kompetencję rady. Niewywiązanie się w obowiązku dostarczenia żądanych przez radę nadzorczą wyjaśnień, a także dostarczenie informacji niepełnych lub nieprawidłowych zagrożone będzie sankcją karną w postaci grzywny do 50.000 złotych albo kary ograniczenia wolności, przy czym nie jest jasne, czy krąg osób odpowiedzialnych karnie zawężony jest tylko do członków zarządu.  

Nową nadzwyczajną regulacją jest odrębne upoważnienie rady nadzorczej do powołania doradcy rady nadzorczej do zbadania określonych spraw. Jak wskazują autorzy nowelizacji rada nadzorcza będzie miała możliwość wykorzystania wiedzy i umiejętności profesjonalnych podmiotów w sprawowaniu nadzoru nad spółką. Takie badanie stanowić będzie koszt spółki, a rada nadzorcza nie tylko samodzielnie będzie mogła dokonać wyboru określonego doradcy, ale także zawrzeć z nim umowę. Znacząco ma to zwiększyć samodzielność rady nadzorczej, zwłaszcza że Kodeks spółek handlowych nie przewiduje limitu wydatków w tym zakresie. Ograniczyć swobodę rady nadzorczej będzie można jedynie poprzez postanowienia statutu.

Nowe przepisy zapewniają doradcy rady nadzorczej skuteczny dostęp do dokumentów i informacji zabezpieczony sankcją karną. Brak udostepnienia tych danych, jak również podanie niepełnej informacji lub informacji niezgodnym ze stanem faktycznym zagrożone zostało grzywną do 50.000 złotych albo karą ograniczenia wolności.

W przypadku, gdy wyniki prac doradcy mogą mieć istotne znaczenie dla akcjonariuszy, rada nadzorcza będzie mogła zdecydować o opublikowaniu ich w sposób przewidziany dla ogłoszenia o zwołaniu walnego zgromadzenia, a więc na stronie internetowej spółki, a w przypadku spółek publicznych – także raportem bieżącym.

Wzorem regulacji giełdowych rady nadzorcze spółek prywatnych oraz notowanych na NewConnect będą sprawować kontrolę nad zawieraniem przez spółkę transakcji z podmiotami powiązanymi. Próg kontroli to wartość przekraczająca 10% sumy aktywów spółki z ostatniego zatwierdzonego sprawozdania. Co istotne, jeżeli spółkami powiązanymi są spółki akcyjne, każda z nich przed zawarciem transakcji musiała będzie uzyskać zgodę swojej rady nadzorczej. Szczególnie problematyczne będzie to w tych grupach kapitałowych, w których spółka-matka posiada 100% akcji spółki-córki. O ile bowiem przepisy ustawy o ofercie, odnoszące się do transakcji z podmiotami powiązanymi zawieranych przez spółki notowane na GPW nie dotyczą transakcji ze spółkami w 100% zależnymi, o tyle nowelizacja k.s.h. nie zawiera takiego wyłączenia. Dlatego też w części grup kapitałowych, w szczególności realizujących swoją działalność z wykorzystaniem zależnych spółek akcyjnych powinna rozważyć zmianę statutów tych spółek w celu uproszczenia dokonywania transakcji pomiędzy podmiotami wchodzącymi w skład grupy kapitałowej.

Rozszerzeniu ulegną także obowiązki rad nadzorczych, w szczególności w zakresie sprawozdawczości finansowej. Jednym z wymogów jest konieczność dokonania oceny sprawozdań finansowych i sprawozdań zarządu na posiedzeniu, a także konieczność zaproszenia na nie biegłego rewidenta, w celu m.in. udzielania odpowiedzi na stawiane przez radę nadzorczą pytania.

Zasygnalizowane powyżej zmiany oprócz wartych podjęcia modyfikacji statutów spółek akcyjnych w naszej ocenie wymagać będą przeglądów regulaminów zarządów i regulaminów rad nadzorczych w kierunku dostosowania ich do zmian w Kodeksie spółek handlowych, jak również dopuszczalnych prawem modyfikacji łagodzących niejasności wielu z wprowadzonych nowych przepisów.

Zapraszamy w tym zakresie do kontaktu z nami.