Sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek wydawania napojów i posiłków, określa rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (…) Podstawą do stwierdzenia, że w odniesieniu do danego pracownika pracodawca powinien zapewnić napoje i posiłki, są warunki pracy.

Gwarantowane danie... 
Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia pracodawca zapewnia posiłki pracownikom wykonującym prace związane z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej:

  • 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
  • 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10 st. C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25 st. C,
  • 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym. Przy czym za okres zimowy uważa się okres od 1 listopada do 31 marca.

Posiłki należą się także osobom pracującym pod ziemią. Ponadto pracodawca zapewnia posiłki pracownikom zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Rozporządzenie w sposób szczegółowy określa wartość kaloryczną posiłków oraz wskazuje, że powinny być one wydawane w formie jednego dania gorącego w czasie przerw regulaminowych, zasadniczo po trzech – czterech godzinach pracy. Jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, może zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych albo przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.

...i płyny 
Z kolei sytuacje, w których pracodawca powinien zapewnić pracownikom napoje, określa § 4 ust 1 ww. rozporządzenia wskazujący na pracowników zatrudnionych:

  • w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25 st. C,
  • w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,
  • przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10 st. C lub powyżej 25 st. C,
  • przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 k1) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
  • na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28 st. C.

Napoje powinny być zapewnione w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników oraz stosownie do warunków pracy powinny być zimne lub gorące. W odniesieniu do pracowników zatrudnionych w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25 st. C, napoje powinny być wzbogacone w sole mineralne i witaminy.