Wyjątki, które stały się regułą

W literaturze przedmiotu (np. P. Rylski, M. Radwan) przyjmuje się, że norma prawna zawarta w art. 1138 k.p.c. zrównująca moc zagranicznych dokumentów z polskimi jest podstawą wywodzenia mocy dowodowej zagranicznych dokumentów urzędowych także w innych, nieregulowanych przez k.p.c. postępowaniach, np. przed notariuszem.

Warto zauważyć, że w konsekwencji zrównania mocy dowodowej dokumentów urzędowych na podstawie art. 1138 k.p.c. mamy do czynienia z zasadą zniesienia wymogu uwierzytelniania zagranicznych dokumentów urzędowych wykorzystanych w Polsce. Od zasady tej są dwa wyjątki – dla dokumentu dotyczącego przeniesienia własności nieruchomości położonej w Polsce oraz dokumentu, którego autentyczności strona zaprzeczyła, przewidziano obowiązek uwierzytelnienia przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny. Skoro ustawodawca przewidział wymóg uwierzytelniania tylko dla określonych dokumentów, uznać należy, że wobec innych urzędowych dokumentów zagranicznych obowiązek taki nie istnieje. Clara non sunt interpretanda.

Zgodnie z powyższym zgodzić się należy z możliwością szerokiego zastosowania normy zawartej w art. 1138 k.p.c. także do innych postępowań niż regulowane k.p.c., w szczególności w związku z czynnościami przed notariuszem. Oznaczałoby to w praktyce dopuszczenie możliwości posłużenia się zagranicznym dokumentem urzędowym w związku z czynnościami notarialnymi w Polsce bez konieczności uwierzytelniania dokumentu zagranicznego.

Konsekwencją powinno być traktowanie przez polskie sądy, a także przez inne podmioty, np. notariuszy, zagranicznych dokumentów urzędowych tak, jak traktuje się dokumenty urzędowe, o których mowa w art. 244 k.p.c. Oczywiście w określonych przypadkach może zachodzić konieczność uzyskania tłumaczenia przysięgłego zagranicznego dokumentu na język polski, ale akurat ten wymóg jest intuicyjnie wyczuwalny i znajduje uzasadnienie w przepisach prawa (art. 256 k.p.c.).

Doświadczenia związane z wykorzystywaniem zagranicznych dokumentów urzędowych w Polsce pokazują, że powszechnym zjawiskiem jest nadawanie tym dokumentom klauzuli apostille. W kontekście przedstawionych regułami taka generalna praktyka może budzić wątpliwości. Norma zawarta w art. 1138 k.p.c. co do zasady wyłącza konieczność potwierdzania dokumentów zagranicznych, zrównując ich moc dowodową z mocą dowodową dokumentów polskich. Uwierzytelnienie zagranicznych dokumentów urzędowych, które mają być wykorzystane w Polsce, powinno ograniczać się do przypadków wskazanych przez ustawodawcę w art. 1138 k.p.c. jako wyjątki od generalnej zasady braku konieczności autoryzacji dokumentów.

Tytułem wyjaśnienia, należy wskazać, że klauzula apostille mająca formę pieczęci przybijanej na dokumencie albo na dopiętej do niego dodatkowej karcie jest w istocie uproszczoną formą uwierzytelniania dokumentów. Z uwagi na szeroki zakres stosowania konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, zwanej konwencją haską – stroną tej konwencji jest obecnie 106 państw, w tym wszystkie państwa europejskie – uwierzytelnianie dokumentów następuje najczęściej właśnie w procedurze nadawania klauzuli apostille. W stosunku do Polski konwencja haska weszła w życie 14 sierpnia 2005 r.

Jak się wydaje, gremialne uzyskiwanie klauzuli apostille pod wszystkimi zagranicznymi dokumentami urzędowymi jest wypadkową daleko posuniętej ostrożności stron, a przede wszystkim ich pełnomocników, ukształtowanego zwyczaju i głęboko zakorzenionego przekonania o korzyściach wynikających z dodatkowych pieczęci na dokumencie. Na marginesie wskazać należy, że moc autoryzacyjna klauzuli apostille jest iluzoryczna, jako że nie potwierdza ona ani zachowania wymaganej formy, ani – przy aktach notarialnych – umocowania tudzież autentyczności składanego oświadczenia.

Niestety brak w przestrzeni publicznej, szczególnie w internecie, rzetelnych i precyzyjnych informacji dotyczących mocy dowodowej zagranicznych dokumentów urzędowych oraz konieczności uzyskiwania klauzuli apostille w związku z wykorzystywaniem takich dokumentów. In-formacji takich próżno szukać w serwisie Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Przeprowadzona w tym zakresie analiza treści publikowanych przez wybrane polskie placówki dyplomatyczne w Europie budzi zastrzeżenia – większość placówek wskazuje, przynajmniej pośrednio, na konieczność powszechnego uzyskiwania klauzuli apostille pod dokumentami urzędowymi uzyskiwanymi w danym kraju, niektóre wprost informują o takim wymogu. Na przykład na stronie internetowej Ambasady Rzeczypospolitej w Rzymie znajduje się informacja, iż „przedkładane władzom polskim dokumenty urzędowe wydane we Włoszech winny zostać przygotowane do obrotu zagranicznego, czyli opatrzone apostille przez właściwe włoskie urzędy”. Stanowisko takie nie znajduje uzasadnienia w obowiązujących przepisach prawa i prowadzi do upowszechnienia niewłaściwego podejścia tak wśród petentów, jak i pracowników placówek dyplomatycznych.

Praktyka związana z wykorzystaniem zagranicznych dokumentów urzędowych jest też różna wśród notariuszy. Sześciu rozmówcom – pracownikom kancelarii notarialnych i rejentom z wybranych miast: Warszawy, Gdańska, Krakowa, Wrocławia, Rzeszowa i Poznania – zostało zadane pytanie o wymogi formalne dotyczące dokumentów wykorzystanych do założenia w Polsce spółki z o.o. przez dwie spółki – z Francji i Włoch. W czterech przypadkach wskazano na konieczność uzyskania klauzuli apostille zarówno wobec pełnomocnictw dla osoby reprezentującej te spółki przy zawieraniu umowy spółki przed notariuszem, jak i wobec wyciągów z rejestrów przedsiębiorców spółki francuskiej i włoskiej. W jednym przypadku wymóg uzyskania klauzuli apostille miał dotyczyć tylko pełnomocnictw i nie dotyczył wyciągów z rejestru przedsiębiorców, a w jednym przypadku stwierdzono brak konieczności uzyskiwania klauzuli apostille w ogóle.

Trzeba również dostrzec, że treść art. 1138 k.p.c. w zakresie zdania trzeciego uległa zmianie w 2009 roku. Przed nowelizacją uwierzytelnienia wymagał zagraniczny dokument urzędowy, który wywoływał wątpliwości co do jego autentyczności. Obecnie uwierzytelnienia wymaga dokument, którego autentyczności strona zaprzeczyła. Różnica jest czytelna na pierwszy rzut oka, niemniej być może nie została zauważona.

Podsumowując, należy dość krytycznie podejść do praktyki uzyskiwania klauzuli apostille pod wszystkimi zagranicznymi dokumentami urzędowymi wykorzystywanymi w Polsce. Jakkolwiek takie rozwiązanie jest raczej powszechnie stosowane w obrocie, nie znajduje ono uzasadniania w obowiązujących przepisach prawa, wypaczając zasadę wynikającą z art. 1138 k.p.c.