fbpx
Należy krytycznie podejść do praktyki uzyskiwania klauzuli apostille pod wszystkimi zagranicznymi dokumentami urzędowymi wykorzystywanymi w Polsce

Lakoniczna i bagatelizowana na ogół regulacja wprowadzająca zasadę równości zagranicznego i polskiego dokumentu urzędowego znajduje się na peryferiach kodeksu postępowania cywilnego, w art. 1138. Co w praktyce oznacza istnienie takiej normy prawnej? 

Przepis art. 1138 k.p.c. stanowi jednoznacznie, że zagraniczne dokumenty urzędowe mają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi i są objęte domniemaniem autentyczności, zgodności z prawdą treści i zawartego w nich oświadczenia, chyba że zostanie udowodnione, że zagraniczny dokument nie jest prawdziwy albo że oświadczenia zawarte w jego treści są niezgodne z prawdą. Wyjątkowo tylko, we wskazanych niżej przypadkach, wymagane jest przedsięwzięcie dodatkowych czynności mających na celu autoryzację dokumentu. Strona kwestionująca okoliczności wywodzone na podstawie dokumentu urzędowego powinna twierdzenia swoje udowodnić (art. 252 k.p.c.). W tym miejscu warto wskazać, że dopuszczalne jest przeprowadzenie dowodu za pomocą wszelkich środków dowodowych. Ze zrozumiałych względów na podstawie art. 252 k.p.c. nie można skutecznie kwestionować domniemania zgodności z prawdą orzeczeń sądowych. Te mogą być podważane jedynie w ramach przewidzianych środków zaskarżenia (tak m.in. wyrok SN z 15 września 1999 r., III CKN 606/99).

Pierwszym z brzegu przykładem zagranicznego dokumentu urzędowego jest odpis z rejestru przedsiębiorców. Dysponując takim odpisem, możemy skutecznie wykazywać wiele okoliczności, np. sposób reprezentacji podmiotu (istotne przy zawieraniu umów, udzielaniu pełnomocnictw), osoby wspólników lub skład organów podmiotu (np. pod kątem odpowiedzialności) czy adres podmiotu (kwestia doręczeń). Dokumentem urzędowym są również orzeczenia sądu, a także dyplomy i świadectwa ukończenia nauki oraz decyzje i zaświadczenia wydane przez organy administracji publicznej, w tym: dowód rejestracyjny, paszport, prawo jazdy, dowód osobisty. 

Kodeks postępowania cywilnego nie posługuje się definicją zagranicznego dokumentu urzędowego. Analiza stanowisk judykatury prowadzi do wniosku, że zagraniczny dokument urzędowy to dokument sporządzony we właściwej formie przez organ państwa obcego w ramach powierzonych mu kompetencji (tak np. wyrok SN z 31 stycznia 2007 r., IICSK 379/06, a także wyrok WSA w Rzeszowie z 21 lipca 2010 r., II SA/Rz 257/10). Analogiczne stanowisko na przestrzeni ostatniej dekady prezentują przedstawiciele doktryny. Skoro nie ma legalnej definicji zagranicznego dokumentu urzędowego, a jednocześnie k.p.c. określa wymagania pozwalające przyznać polskiemu dokumentowi moc urzędową i zrównuje pod tym względem rodzimy i zagraniczny dokument urzędowy, stosowanie per analogiam art. 244 k.p.c. dla uchwycenia charakteru zagranicznego dokumentu urzędowego jest jak najbardziej zasadne. 

W literaturze przedmiotu (np. P. Rylski, M. Radwan) przyjmuje się, że norma prawna zawarta w art. 1138 k.p.c. zrównująca moc zagranicznych dokumentów z polskimi jest podstawą wywodzenia mocy dowodowej zagranicznych dokumentów urzędowych także w innych, nieregulowanych przez k.p.c. postępowaniach, np. przed notariuszem.

Warto zauważyć, że w konsekwencji zrównania mocy dowodowej dokumentów urzędowych na podstawie art. 1138 k.p.c. mamy do czynienia z zasadą zniesienia wymogu uwierzytelniania zagranicznych dokumentów urzędowych wykorzystanych w Polsce. Od zasady tej są dwa wyjątki - dla dokumentu dotyczącego przeniesienia własności nieruchomości położonej w Polsce oraz dokumentu, którego autentyczności strona zaprzeczyła, przewidziano obowiązek uwierzytelnienia przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny. Skoro ustawodawca przewidział wymóg uwierzytelniania tylko dla określonych dokumentów, uznać należy, że wobec innych urzędowych dokumentów zagranicznych obowiązek taki nie istnieje. Clara non sunt interpretanda.

Zgodnie z powyższym zgodzić się należy z możliwością szerokiego zastosowania normy zawartej w art. 1138 k.p.c. także do innych postępowań niż regulowane k.p.c., w szczególności w związku z czynnościami przed notariuszem. Oznaczałoby to w praktyce dopuszczenie możliwości posłużenia się zagranicznym dokumentem urzędowym w związku z czynnościami notarialnymi w Polsce bez konieczności uwierzytelniania dokumentu zagranicznego.

Konsekwencją powinno być traktowanie przez polskie sądy, a także przez inne podmioty, np. notariuszy, zagranicznych dokumentów urzędowych tak, jak traktuje się dokumenty urzędowe, o których mowa w art. 244 k.p.c. Oczywiście w określonych przypadkach może zachodzić konieczność uzyskania tłumaczenia przysięgłego zagranicznego dokumentu na język polski, ale akurat ten wymóg jest intuicyjnie wyczuwalny i znajduje uzasadnienie w przepisach prawa (art. 256 k.p.c.).

Doświadczenia związane z wykorzystywaniem zagranicznych dokumentów urzędowych w Polsce pokazują, że powszechnym zjawiskiem jest nadawanie tym dokumentom klauzuli apostille. W kontekście przedstawionych regułami taka generalna praktyka może budzić wątpliwości. Norma zawarta w art. 1138 k.p.c. co do zasady wyłącza konieczność potwierdzania dokumentów zagranicznych, zrównując ich moc dowodową z mocą dowodową dokumentów polskich. Uwierzytelnienie zagranicznych dokumentów urzędowych, które mają być wykorzystane w Polsce, powinno ograniczać się do przypadków wskazanych przez ustawodawcę w art. 1138 k.p.c. jako wyjątki od generalnej zasady braku konieczności autoryzacji dokumentów.

Tytułem wyjaśnienia, należy wskazać, że klauzula apostille mająca formę pieczęci przybijanej na dokumencie albo na dopiętej do niego dodatkowej karcie jest w istocie uproszczoną formą uwierzytelniania dokumentów. Z uwagi na szeroki zakres stosowania konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, zwanej konwencją haską - stroną tej konwencji jest obecnie 106 państw, w tym wszystkie państwa europejskie - uwierzytelnianie dokumentów następuje najczęściej właśnie w procedurze nadawania klauzuli apostille. W stosunku do Polski konwencja haska weszła w życie 14 sierpnia 2005 r.

Jak się wydaje, gremialne uzyskiwanie klauzuli apostille pod wszystkimi zagranicznymi dokumentami urzędowymi jest wypadkową daleko posuniętej ostrożności stron, a przede wszystkim ich pełnomocników, ukształtowanego zwyczaju i głęboko zakorzenionego przekonania o korzyściach wynikających z dodatkowych pieczęci na dokumencie. Na marginesie wskazać należy, że moc autoryzacyjna klauzuli apostille jest iluzoryczna, jako że nie potwierdza ona ani zachowania wymaganej formy, ani - przy aktach notarialnych - umocowania tudzież autentyczności składanego oświadczenia.

Niestety brak w przestrzeni publicznej, szczególnie w internecie, rzetelnych i precyzyjnych informacji dotyczących mocy dowodowej zagranicznych dokumentów urzędowych oraz konieczności uzyskiwania klauzuli apostille w związku z wykorzystywaniem takich dokumentów. In-formacji takich próżno szukać w serwisie Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Przeprowadzona w tym zakresie analiza treści publikowanych przez wybrane polskie placówki dyplomatyczne w Europie budzi zastrzeżenia - większość placówek wskazuje, przynajmniej pośrednio, na konieczność powszechnego uzyskiwania klauzuli apostille pod dokumentami urzędowymi uzyskiwanymi w danym kraju, niektóre wprost informują o takim wymogu. Na przykład na stronie internetowej Ambasady Rzeczypospolitej w Rzymie znajduje się informacja, iż „przedkładane władzom polskim dokumenty urzędowe wydane we Włoszech winny zostać przygotowane do obrotu zagranicznego, czyli opatrzone apostille przez właściwe włoskie urzędy". Stanowisko takie nie znajduje uzasadnienia w obowiązujących przepisach prawa i prowadzi do upowszechnienia niewłaściwego podejścia tak wśród petentów, jak i pracowników placówek dyplomatycznych.

Praktyka związana z wykorzystaniem zagranicznych dokumentów urzędowych jest też różna wśród notariuszy. Sześciu rozmówcom - pracownikom kancelarii notarialnych i rejentom z wybranych miast: Warszawy, Gdańska, Krakowa, Wrocławia, Rzeszowa i Poznania - zostało zadane pytanie o wymogi formalne dotyczące dokumentów wykorzystanych do założenia w Polsce spółki z o.o. przez dwie spółki - z Francji i Włoch. W czterech przypadkach wskazano na konieczność uzyskania klauzuli apostille zarówno wobec pełnomocnictw dla osoby reprezentującej te spółki przy zawieraniu umowy spółki przed notariuszem, jak i wobec wyciągów z rejestrów przedsiębiorców spółki francuskiej i włoskiej. W jednym przypadku wymóg uzyskania klauzuli apostille miał dotyczyć tylko pełnomocnictw i nie dotyczył wyciągów z rejestru przedsiębiorców, a w jednym przypadku stwierdzono brak konieczności uzyskiwania klauzuli apostille w ogóle.

Trzeba również dostrzec, że treść art. 1138 k.p.c. w zakresie zdania trzeciego uległa zmianie w 2009 roku. Przed nowelizacją uwierzytelnienia wymagał zagraniczny dokument urzędowy, który wywoływał wątpliwości co do jego autentyczności. Obecnie uwierzytelnienia wymaga dokument, którego autentyczności strona zaprzeczyła. Różnica jest czytelna na pierwszy rzut oka, niemniej być może nie została zauważona.

Podsumowując, należy dość krytycznie podejść do praktyki uzyskiwania klauzuli apostille pod wszystkimi zagranicznymi dokumentami urzędowymi wykorzystywanymi w Polsce. Jakkolwiek takie rozwiązanie jest raczej powszechnie stosowane w obrocie, nie znajduje ono uzasadniania w obowiązujących przepisach prawa, wypaczając zasadę wynikającą z art. 1138 k.p.c.