W przeciwieństwie do Zarządu czy też Rady Nadzorczej, Walne Zgromadzenie jest organem spółki akcyjnej, działającym raz lub kilka razy w roku. Możliwość jego działania poddana jest mocno sformalizowanym procedurom.

Spółka powinna być przygotowana na ich właściwe wypełnienie, gdyż ma to kluczowe znaczenie dla prawnej skuteczności decyzji zapadających na WZA. Naruszenia w tym zakresie mogą doprowadzić do zaskarżenia uchwał oraz odpowiedzialności członków zarządu. Do zasadniczych momentów tego procesu należy zwoływanie WZA, zmiana porządku obrad przez akcjonariuszy oraz weryfikacja legitymacji uprawnionych do udziału w WZA.

WZA spółki publicznej zwołuje się przez ogłoszenie dokonywane na stronie internetowej spółki oraz w sposób określony dla przekazywania informacji bieżących, co najmniej na 26 dni przed terminem WZA. Ksh (ani Kodeks cywilny, który nie przewiduje liczenia terminów wstecz) nie określa w sposób jednoznaczny, czy do wskazanego 26-dniowego okresu powinny być wliczane: dzień dokonania czynności zwołania zgromadzenia oraz dzień odbycia zgromadzenia. Doktryna prawa, jak i judykatura jak dotąd nie rozwiały wątpliwości w tym zakresie. A jest to kwestia ważna, gdyż Sąd Najwyższy wyraźnie wskazał, że błędne wyznaczenie dnia obrad walnego zgromadzenia może być podstawą zaskarżenia wszystkich uchwał na nim powziętych.

Praktyka w spółkach publicznych jest różna. Bezpiecznym podejściem (aprobowanym przez KDPW) jest dokonywanie ogłoszenia o WZA na 26 pełnych dni przed jego odbyciem, a więc bez wliczania dnia odbycia zgromadzenia, traktując dzień ogłoszenia jako pierwszy dzień terminu. Niektóre jeszcze bardziej ostrożne spółki zwołują WZA na 26 dni bez wliczania dnia ogłoszenia i dnia jego odbycia. Z podobną ostrożnością należy traktować konieczność zachowania 18-dniowego terminu dla wprowadzania zmian do porządku obrad. Należy bowiem pamiętać, że niezależnie od ustalonego porządku obrad, akcjonariusz może na 21 dni przed WZA zgłosić żądanie jego rozszerzenia (zazwyczaj są to zmiany w składzie rady nadzorczej). Trzeba zachować czujność i monitorować pisma, które wpływają do spółki. Zaniechanie zmiany porządku może spowodować wadliwość całego WZA. Należy pamiętać, że podstawą do uwzględnienia żądania akcjonariusza jest przedstawienie przez niego imiennego świadectwa depozytowego, a nie imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa (jak wskazują niektóre spółki w ogłoszeniach o WZA), który jako dokument nabiera mocy prawnej dopiero po dniu rejestracji uczestnictwa (record date). Zdarza się jednak, że domy maklerskie wystawiają takie zaświadczenia przed record date, jest to błędna praktyka, mogąca tworzyć ryzyka prawne dla uchwał. WZA jest organem dla wszystkich „rezolutnych" akcjonariuszy. To oni są stroną aktywną i zobowiązaną do wykazania legitymacji do wzięcia udziału w WZA. Sam fakt posiadania akcji nie wystarczy, gdyż uprawnionym jest tylko ten, kto w dniu rejestracji uczestnictwa zarówno posiadał akcje, jak i wystąpił, najpóźniej w pierwszym dniu roboczym po record date, do firmy inwestycyjnej z żądaniem wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w WZA. Dopiero suma tych zdarzeń umożliwia KDPW wygenerowanie zbiorczego zestawienia osób uprawnionych do uczestnictwa na WZA, które następnie jest podstawą do sporządzenia przez spółkę listy akcjonariuszy. W tak ułożonym schemacie przepływu informacji nietrudno o pomyłki i przeoczenia. Powstaje pytanie, co zrobić z akcjonariuszem, który się spóźnił i nie zarejestrował na WZA. Dopuścić, czy nie dopuścić? W tym zakresie trwa spór, czemu dać prymat? Legitymacji formalnej (konieczność zarejestrowania się) czy materialnej (posiadanie akcji)? Bezzasadne niedopuszczenie do udziału w WZA zawsze powoduje nieważność uchwał. Z drugiej strony, dopuszczenie akcjonariusza nieuprawnionego może skutkować nieważnością uchwały, ale tylko wówczas, gdy po odjęciu jego głosów uchwała nie zostałaby przegłosowana. Należy więc oszacować ryzyko oraz rozważyć, co jest dobrem chronionym. W zależności od układu sił bądź potrzeb, spółka w ostateczności zawsze możne odwołać WZA i zwołać je raz jeszcze. Kolejnym ważnym aspektem jest możliwość udzielania przez akcjonariusza pełnomocnictwa w postaci elektronicznej. Postać elektroniczna, stanowiąca alternatywę dla „pisma", jest pojęciem szerszym niż elektroniczna forma oświadczenia woli z bezpiecznym podpisem elektronicznym. Wchodzą więc w grę wszelkie zdigitalizowane formy oświadczenia woli. Trzeba jednak zadbać o bezpieczeństwo spółki i ograniczyć dowolność. Dlatego ustawodawca zobowiązuje spółkę do podjęcia działań służących identyfikacji akcjonariusza w celu ustalenia ważności takiego pełnomocnictwa. O sposobie, w jaki ma zostać przesłane pełnomocnictwo w formie elektronicznej, powinien informować regulamin WZA, w razie jego braku zarząd w zawiadomieniu o zwołaniu. Wystarczy jeżeli o udzieleniu takiego pełnomocnictwa akcjonariusz poinformuje za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany w ogłoszeniu oraz prześle skan dokumentów pozwalających zidentyfikować akcjonariusza jako mocodawcę i ustanowionego pełnomocnika. Weryfikacja ważności udzielonego pełnomocnictwa w formie elektronicznej może nastąpić poprzez sprawdzenie kompletności dokumentów udzielonego pełnomocnictwa, porównanie danych ich z informacją zawartą w liście akcjonariuszy, ze stanem widniejącym w odpisach KRS. Ważne jest także określenie, do kiedy akcjonariusze mogą przesyłać takie informacje. W razie braku wskazania terminu, trzeba monitorować skrzynkę do momentu rozpoczęcia WZA. Przepisy umożliwiają wykonywanie prawa głosu przez akcjonariusza na odległość -albo za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, albo korespondencyjnie -wiąże się to dla spółki z szeregiem czynności jakie musi spełnić, aby zapewnić akcjonariuszowi przyznane mu przez Ksh uprawnienia. W pierwszym przypadku taka możliwość wymaga odpowiedniego zapisu w statucie spółki. W drugim - wymagany jest zapis w regulaminie WZA. Należy mieć na uwadze, że w przypadku głosowania za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość Ksh nie przewiduje możliwości odwołania oddanego głosu. Elektroniczny głos zostanie uznany za skutecznie oddany, jeżeli został odebrany przez urządzenie spółki, jak widać, tego rodzaju kwestie mogą być przedmiotem sporów, co stwarza ryzyka prawne wykorzystania tego rodzaju udogodnień.

Zgodnie z Ksh, głos oddany korespondencyjnie może zostać odwołany przez oświadczenie złożone spółce. Odwołanie może nastąpić drogą korespondencyjną albo osobiście przez akcjonariusza, o ile nastąpi to przed zarządzeniem głosowania nad daną uchwałą. Za skuteczne odwołanie głosu można również uznać sytuację, w której po zagłosowaniu korespondencyjnym zostanie wysłany kolejny formularz dotyczący tej samej uchwały. Bardziej problematyczna jest kwestia odwołania głosu oddanego korespondencyjnie drogą elektroniczną w sytuacji, gdy spółka nie przewiduje możliwości głosowania za pomocą środków elektronicznych. Należy jednak zauważyć, że ustawodawca posługuje się pojęciem „oświadczenie", co powoduje, że akcjonariusz, który głosował korespondencyjnie, wydaje się uprawniony do złożenia oświadczenia również drogą elektroniczną. W celu usprawnienia przebiegu WZA spółka powinna w regulaminie WZA ograniczyć możliwość odwołania głosu korespondencyjnego drogą elektroniczną do ściśle określonego terminu.