W dobie coraz częściej aplikowanych zasad ograniczenia zgromadzeń, podróży służbowych i spotkań, okazać się może, że zakłóceniu ulec mogą zaplanowane już wcześniej posiedzenia organów spółek handlowych, co zaś w konsekwencji negatywnie odbije się na ich bieżącym funkcjonowaniu. Przykładowo: jeśli umowa spółki sp. z o. o. wymaga od zarządu pozyskania zgody wspólników bądź rady nadzorczej na zawarcie istotnej umowy, opóźnienie jej uzyskania (spowodowane nagłą nieobecnością przebywającego w kwarantannie członka rady nadzorczej) może zahamować działalność gospodarczą w znacznym stopniu.

Szczęśliwie, prawo dopuszcza zastosowanie mechanizmów, które mogą jednocześnie stanowić odpowiedź na obawy członków organów oraz pozwolić Spółce na relatywnie niezakłócone funkcjonowanie – nawet jeśli osoby kluczowe utkną na dotkniętym chorobą obszarze niczym Bernard Rieux w Oranie. Fala nieobecności osób kluczowych dla spółki wcale nie musi oznaczać paraliżu jej aktywności biznesowej czy korporacyjnej.

W skrócie:

  • Wspólnicy i akcjonariusze mogą wykonywać przysługujące im uprawnienia korporacyjne przy wsparciu profesjonalnych pełnomocników, którzy w ich imieniu oddadzą głos w toku zwołanego zgromadzenia albo będą wykonywać przysługujące im uprawnienia nadzorcze.
  • Możliwe jest również przeprowadzenie głosowania w trybie obiegowym (dla zgromadzeń wspólników i rad nadzorczych), telekonferencji (dla zgromadzeń wspólników, rad nadzorczych i – w nieco bardziej ograniczonym stopniu – walnych zgromadzeń akcjonariuszy).
  • Prawo przewiduje możliwość przeprowadzenia zgromadzeń i posiedzeń organów spółek także w trybach, które nie wymagają stawiennictwa osób wchodzących w ich skład.
  • Takie tryby działania powinny znaleźć podstawę w tekście aktu założycielskiego (umowy spółki czy statutu).

 

Pełnomocnicy

[zgromadzenie wspólników, walne zgromadzenie akcjonariuszy]

Wspólnicy spółki mogą powołać pełnomocników umocowanych do udziału w ich imieniu w toku zgromadzenia wspólników bądź walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Wyznaczenie pełnomocnika jest wprost przewidziane przepisami k.s.h.

Również wspólnicy spółek osobowych mogą powołać pełnomocników do zastępowania ich przy realizacji obowiązków związanych z ich statusem, w tym do zawarcia istotnych dla jej bieżącej działalności umów.

Głos oddany za pośrednictwem „posłańca”

[zarządy i rady nadzorcze spółek z o. o. oraz S.A.]

W przypadku członków rad nadzorczych spółek handlowych jest nieco trudniej, gdyż w ich przypadku pełnomocnikiem może być wyłącznie inny członek tego organu. Przepisy k.s.h. dopuszczają aby za jego sprawą mógł zostać „przekazany” głos nieobecnego. Takie rozwiązanie musi jednak dopuszczać umowa spółki.

Aczkolwiek analogiczna regulacja nie została przewidziana wprost względem zarządów spółek handlowych, w literaturze dopuszcza się stosowanie analogicznych zasad.  Działania takie powinny znaleźć podstawę w tekście aktu założycielskiego.

Telekonferencja

[zgromadzenie wspólników, rady nadzorcze spółek z o. o. oraz S.A.]

Ustawodawca pod koniec 2019 roku wprowadził do k.s.h regulacje umożliwiające wspólnikom przeprowadzenie zgromadzenia w drodze telekonferencji. Wedle tego mechanizmu możliwe jest zasadniczo przeprowadzenie zgromadzenia wspólników w niezaburzonym trybie np. za pośrednictwem programu „Skype”. Taka możliwość musi być jednak przewidziana wprost w treści umowy spółki.

Umowa spółki może również dopuszczać przeprowadzenie posiedzenia rady nadzorczej spółek handlowych przy pomocy takich środków porozumiewania się na odległość.

Zdalne uczestnictwo w walnym zgromadzeniu

[walne zgromadzenie akcjonariuszy]

Niuans względem opisanego powyżej rozwiązania dotyczy konieczności przeprowadzenia walnego zgromadzenia akcjonariuszy w skonkretyzowanym miejscu (modelowo w siedzibie spółki), nie zaś wyłącznie w środowisku Internetu (jak może to mieć miejsce w spółce z o. o.). Na miejscu musi stawić się przewodniczący oraz notariusz. Statut spółki może dopuszczać udział akcjonariuszy wyłącznie za  pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Uchwały podejmowane w trybie obiegowym

[zgromadzenie wspólników, rady nadzorcze spółek z o. o. oraz S.A.]

Zgodnie z przepisami k.s.h. wspólnicy spółki z o. o. stojący przed koniecznością podjęcia istotnej uchwały mogą również na piśmie alternatywnie (a) wyrazić zgodę na głosowanie pisemne, bądź (b) od razu wyrażą zgodę na konkretne postanowienie, które ma być powzięte przez wspólników. Co istotne, nie wszystkie uchwały mogą być jednak podjęte w takiej ścieżce. Przykładowo, co łatwo zrozumieć, głosowanie obiegowe może utrudnić zachowanie zasady tajności głosowania, która jest wymagana w toku procedury podejmowania uchwał odnoszących się do konkretnych osób.

Głosowanie pisemne (przeprowadzane chociażby poprzez rozesłanie uchwały kolejno do poszczególnych osób) może również zostać przeprowadzone w zastępstwie posiedzenia rady nadzorczej oraz zarządu (tu ponownie k.s.h. nie przewiduje wprost tego trybu, więc możliwość taką powinna przewidywać umowa spółki).

Spółki osobowe

W zakresie spółek innych niż kapitałowe, znacznie skromniejsza formalizacja ich struktury przez ustawodawcę oznacza mniejszą ilość korporacyjnych procedur, które zakłócić mogą działania prewencyjne działania wspólników związane z wirusem COVID-19.

Warto zaznaczyć, iż jeśli umowa spółki nie przewiduje innych regulacji każdy ze wspólników (spółki jawnej), partnerów (spółki partnerskiej) oraz komplementariuszy (spółki komandytowej oraz komandytowo-akcyjnej) może samodzielnie reprezentować spółkę w relacji z kontrahentami. W konsekwencji reprezentant spółki może łatwo uniknąć trudności związanych z potencjalną koniecznością pozyskania więcej niż jednego podpisu pod nieobecność innych wspólników.

Szczegółowego przeglądu tej materii dokonany w jednym z kolejnych, publikowanych przez Kancelarię, materiałów. 

Spółki publiczne

Na tle powyższych, generalnych uwag, warto również zaznaczyć, że  spółki akcyjne, których akcje funkcjonują w publicznym obrocie rządza się specyficznymi  regułami, które zostaną szerzej opisane w jednym z kolejnych tekstów opublikowanych przez zespół Kancelarii.

 

W razie potencjalnych pytań dotyczących czy to aktualnej dopuszczalności, stosowania czy też możliwości implementacji w Państwa strukturze opisanych powyżej rozwiązań korporacyjnych, serdecznie zapraszamy do kontaktu. W związku z obecną sytuacją, w tym rekomendowanych ograniczeń co do organizacji podróży i zgromadzeń, wskazujemy że w Kancelarii GESSEL działa wyspecjalizowany zespół w zakresie prawa spółek, który drogą telefoniczną czy elektroniczną udzieli Państwu niezwłocznie potrzebnej pomocy prawnej.

 

Adres kontaktowy: korpo@gessel.pl

 

 

Aldona Pietrzak

wspólnik, radca prawny

a.pietrzak@gessel.pl

 

 

Michał Boryczka

managing associate, radca prawny

m.boryczka@gessel.pl

 

 

Maciej Boryczko

managing associate, radca prawny

m.boryczko@gessel.pl

 

 

Piotr Tracz

prawnik

p.tracz@gessel.pl

 

 

Erazm Dutkiewicz

prawnik

e.dutkiewicz@gessel.pl