Wykorzystanie funduszu reprezentacyjnego przez pracownika

Reprezentujemy firmę na konto pracodawcy 
Pracownik, który ma do dyspozycji fundusz reprezentacyjny, nic nie zarabia, jeśli wydaje pieniądze tylko na firmowe cele. Inaczej będzie, gdy ze służbowej karty finansuje prywatne imprezy. Wtedy osiąga przychód, który trzeba opodatkować.

Fundusz reprezentacyjny to z reguły przywilej pracowników wysokiego szczebla. Cóż to takiego? Możliwość wydawania firmowych pieniędzy. Najczęściej – jak sama nazwa wskazuje – na cele reprezentacyjne. Czyli przyjmowanie kontrahentów, prezenty, udział w biznesowych spotkaniach.

Inarda Bielińska, radca prawny w Kancelarii prawniczej GESSEL pisze: 
Jeśli pracownik wykorzystuje środki z funduszu reprezentacyjnego na cele służbowe, nie uzyskuje dodatkowego przychodu. Jeśli na cele prywatne, pracodawca ma dwie możliwości. Może doliczyć wartość świadczenia do wynagrodzenia i opodatkować je. Może też potrącić wydaną kwotę z pensji pracownika. Jeśli więc jego wynagrodzenie wynosi 5000 zł, ale z funduszu reprezentacyjnego wydał 500 zł na prywatne potrzeby, to pracodawca wypłaci mu tylko 4500 zł. Podatek naliczy jednak od 5000 zł, bo tyle faktycznie dostał pracownik (4500 zł wypłaty i 500 zł z funduszu).

O tym, czy wydatek był firmowy, czy nie – rozstrzyga pracodawca. On też podejmuje decyzję, czy może być kosztem podatkowym. W jego interesie leży więc, aby pracownik drobiazgowo opisywał rachunki. Oczywiście jest cała gama wydatków, których nie da się jednoznacznie zakwalifikować. Przykładowo pracownik, który bierze udział w spotkaniach różnego rodzaju klubów biznesowych, ponosi wydatki, które niekoniecznie wiążą się z reprezentacją. Mogą służyć rozwojowi firmy, promowaniu jej, nawiązywaniu nowych kontaktów. Dlatego nad każdym kosztem trzeba się głębiej zastanowić.