fbpx

Za sprawą jednego przepisu co do zasady urzędnicy stracili podstawę do żądania przedłożenia oryginałów dokumentów. Ustawodawca obdarzył przedsiębiorców zaufaniem i uznał, że kopie wystarczą. Kiedy tak jednak nie będzie - pisze Piotr Tracz, prawnik z kancelarii GESSEL.

Zgodnie z artykułem 29 Prawa przedsiębiorców organ administracyjny nie może żądać ani uzależniać swojego rozstrzygnięcia od przedłożenia dokumentów w formie oryginału, poświadczonej kopii lub poświadczonego tłumaczenia, chyba że obowiązek taki ściśle wynika z przepisów prawa. Tym samym organy żądające „dla zasady” oryginałów lub notarialnych poświadczeń, działają niezgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.

Ograniczenie nałożone na organ

Zakaz nałożony przez regulację Prawa przedsiębiorców na organy administracyjne ustanowiony został na dwóch płaszczyznach:

  • rozstrzygając sprawę organ nie może uzależnić swojego rozstrzygnięcia od tego, czy przedsiębiorca przedłoży oryginalne dokumenty, poświadczone kopie;
  • jeżeli przedsiębiorca nie jest zobowiązany do przedłożenia dokumentów w formie oryginału, poświadczonej kopii lub poświadczonego tłumaczenia, organ nie może żądać od niego przedłożenia dokumentów w takiej formie.

Norma umożliwiająca przedsiębiorcy posługiwanie się kopią dokumentu nie jest absolutna. Ustawodawca wprost przewiduje, iż taki obowiązek może wynikać z odrębnych przepisów, więc każdorazowo konieczne jest jednak dokonanie weryfikacji dokumentów (i ich form), które należy przedłożyć organowi.

Wystarczy kopia dokumentu

W sytuacji, w której przepisy prawa nie nakładają jednak na przedsiębiorcę obowiązku aby podczas kontaktu z organem administracji miał przedstawić ściśle określoną formą dokumentu, może on posłużyć się jedynie kopią. Mając to na uwadze, ustawa zawiera jedynie negatywny katalog form, których przedstawienia organ nie może wymagać bez konkretnej podstawy prawnej, uznać należy iż wszelkie pozostałe formy, w tym dokument przesłany w drodze komunikacji elektronicznej, nie są sprzeczne z normą prawną wyrażoną w Prawie przedsiębiorców.

Przepis dąży do ujednolicenia dotychczasowej praktyki

Praktyka organów administracji bywała w zakresie materii uregulowanej omawianym przepisem niejednoznaczna. Żądając nawet bez konkretnej podstawy prawnej oryginałów dokumentów od przedsiębiorców organy mogły zawsze powołać się na postanowienie Trybunału Konstytucyjnego z 4 października 2011, sygn. P 1/11 . Zgodnie z nim „powinno się wręcz domniemywać konieczność działania organów władzy publicznej na podstawie oryginału lub równoważnego im odpisu dokumentu. Rozwiązanie to utrudnia bowiem nadużycia, jakie mogą pojawić się w praktyce przesyłania dokumentów, a zwłaszcza próby ich fałszowania przez osoby nieuprawnione.”

Przeciwnie argumentują autorzy Prawa przedsiębiorców, podkreślając, że „w obecnym stanie techniki przedkładanie przez przedsiębiorcę kopii dokumentu nie wpływa na zmniejszenie wiarygodności danych i informacji wynikających z danego dokumentu. Nie oznacza to jednocześnie pozbawienia organu prawa do oceny wiarygodności, w tym przede wszystkim prawdziwości, danych i informacji podanych przez przedsiębiorcę na podstawie załączonych kopii. W tym względzie organ może dokonać oceny dowodu (jakim jest kopia dokumentu) na ogólnych zasadach obowiązujących w danym postępowaniu”.

Można więc uznać, że przywołana regulacja Prawa przedsiębiorców stanowić ma systemowy wyraz zaufania wobec przedsiębiorców. Ustawodawca zakłada przecież, że bazując na jasno sformułowanej normie prawnej zezwalającej im na działanie w przeważającej mierze przy wykorzystaniu jedynie kopii dokumentów, nie będą oni masowo wprowadzać organy publiczne w błąd. Co szczególnie istotne, skuteczne funkcjonowanie artykułu 29 będzie w znacznej mierze zależało od asertywności przedsiębiorców i świadomości realnych granic obowiązków, których realizacji mogą od nich żądać organy administracji.